Foto: Shutterstock
Как ни крути, а Запад начал работать с электронной почтой на добрых полтора десятка лет раньше, чем мы. А значит и культура работы с "электропочтой" там постарше будет — есть чему поучиться.

Вот 15 очень конкретных советов по работе с электронной почтой, которые дают люди "оттуда". Удивительно, но большая их часть звучит исключительно разумно!

1. Думайте об электропочте как о трате времени

Обычно люди не ассоциируют с e-mail трату времени и, значит, денег — однако, работа с ней занимает время, которое можно было потратить на другие задачи. Поэтому, занимаясь составлением письма и решая, кому его отправить, надо учитывать не только свое потраченное на это время, но и время тех, кто будет читать. Если исходить из этого, тостановится ясно, что лучшие электронные письма — короткие, концентрированные и при этом достаточно уважительные, чтобы краткость не сочли грубостью.

2. Отправляйте больше писем, чтобы получать меньше

Когда кто-то отправляет вам предложение или приглашение, его "игнор" — не лучшая тактика. Потому что люди часто очень настойчивы и начнут писать еще, а то и звонить. Короткое "Нет, спасибо", сэкономит вам и другому человеку много времени.

3. Не отправляйте письма с одним словом/словосочетанием

Без "Пожалуйста!", "Всегда рад помочь!" и "Пиши исчо, креведко!" — это все засорение эфира и трата чужого времени. Исключение: если письмо явно требует ответа или адресат его ожидает (как в пункте номер два).

4. Но пишите достаточно коротко

Насколько коротким должно быть письмо? Настолько коротким, насколько это возможно! Содержимое 95% писем можно уложить в три предложения — считайте это золотым стандартом.

5. Используйте более лучшие темы письма

Заголовок статьи — не идеальная тема (Subject) для письма, в котором даются эти советы. А вот если выкинуть из него первую часть и оставить только "Как работать с e-mail по западным стандартам — 15 советов" — будет в самый раз. Помните, что в большинстве почтовых программ темы — это все, что видят люди. Хорошим тоном считается сразу дать им представление о том, что их ждет. Темы "Предложение для Вас", "Ответьте срочно!!!111" и даже "Секс, секс, секс" — плохие темы.

6. Если отвечать не нужно — так и скажите

Написать "Не требует ответа" в конце письма не требует от вас ответа титанических усилий, а читать это очень приятно! Либо можно начать письмо с "Просто для информации:" — эффект будет тот же.

7. Отправляйте копии для того, чтобы получить ответ быстрее

Несмотря на то, что мы начали с напоминания о том, что электропочта тратит ваше и чужое время (а значит, деньги), бывают ситуации, когда ответ надо получить как можно быстрее. В этом случае просто добавьте в копию (поле сс:) коллег вашего адресата, а еще лучше — начальника. Это работает как "давление толпы", плюс если один человек не увидит письмо по причине своего отсутствия, то сообщение увидят другие. Однако помните, что если вы добавите в это поле 20 человек, это вызовет лишь ярость у примерно восемнадцати из них. Два-три — больше не надо.

Foto: PantherMedia/Scanpix

8. Отключайте ООО (Out of office, "Не на месте") по возвращении

И вообще, не используйте эту функцию, когда отошли на час или даже на день. Исключение — у вас такая работа, что моментальные ответы ожидаются и надо дать понять, что вас нет на месте.

9. Отвечайте быстро

Это не значит, что надо держать почту открытой все время, но если вы выделяете время на то, чтобы ее проверить, закладывайте и время на то, чтобы ответить. Проще говоря — не проверяйте электропочту, если у вас нет времени писать ответы.

10. Перечитывайте, прежде чем отправить

Перечитывайте, чтобы избежать повторных писем в стиле "И, кстати, я совсем забыл:…… (еще три абзаца текста….)". А если вы уже отправили и секунду спустя спохватились, что там что-то неправильно или чего-то не хватает, то во многих почтовых клиентах и веб-сервисах есть возможность "передумать" и исправить уже "отправленное" письмо. Как включить эту функцию в Gmail, мы писали в материале "Ликбез: 17 приложений, расширений и опций для "приручения" Google Gmail".

Foto: F64

11. Отвечайте утвердительно, а не вопросительно

Если кто-то предлагает встретиться, в ответе сразу предложите ему время и место, вместо того, чтобы спрашивать, когда ему удобно. Во-первых, если ему не удобно, он предложит другое время. Во-вторых, так вы сэкономите как минимум 2-3 обмена письмами.

12. Если спрашиваете, спрашивайте КОНКРЕТНО

Не "Кто что думает?" и "Кому когда лучше встретиться?", а "Должны мы добавить это и это в отчет?" и "Проведем совещание в четверг утром или после обеда?".

13. Указывайте конкретные сроки для ответа

Можно, конечно, написать "Ответьте ASAP" ("Как можно быстрее") или "Жду ответа, как соловей лета", но гораздо эффективнее будет добавить "Ответ актуален до 10:00 четверга". В этом случае, если человек ответит в пятницу вечером, у него уже будет понимание, что его ответ могут не принять во внимание. А если понимания нет, всегда можно сказать, что вы просили ответить до конкретного времени, но письма не дождались — это сразу прекращает любые споры.

14. Отправляйте письмо в правильное время

Если отправить письмо поздно вечером, человек получит его утром вместе с тонной других сообщений, который накопились со вчерашнего дня и которые требуют его внимания. И это лишь один из примеров того, что не всегда почту надо отправлять в ту же секунду, как эта мысль пришла в голову (мы даже не хотим залезать в дебри часовых поясов, например). Отправляя, думайте о том, когда ваше письмо, скорее всего, прочитают и насколько это правильно и удобно. Тем более, что с помощью сервисов вроде Boomerang электропочту сегодня можно отправлять в абсолютно любое время.

15. Не потейте над почтовым ящиком

Куча советчиков рекомендуют держать почтовый ящик идеально чистым, но истина заключается в том, что вы живете не ради этого. Если письмо явно не срочное, оно может подождать день и даже неделю. И с точки зрения "почтового этикета" нет ничего зазорного в том, чтобы ответить на несрочное письмо несколько дней спустя. Электропочта существует для вас, а не вы существуете для электропочты!

Seko "Delfi" arī Instagram vai YouTube profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!