4 примера того, как компании используют э-печати

Э-печать – это обычная печать компании, которая доступна в электронном формате. Э-печать в основном используют в двух целях – или для гарантии происхождения и целостности документов, или для выполнения автоматизированных процессов, которые позволяют уменьшить количество ручного труда. В некоторых случаях обе эти цели можно объединить

Э-печати подходят в том случае, если компании необходимо гарантировать целостность и происхождение секретной информации. Это относится к таким документам, как, например, налоговые отчеты, информация о здоровье лица и т. п. Один клиент Dokobit, предоставляющий услуги кредитования, опечатывает свои звонки телефона поддержки, чтобы убедиться в том, что записанная во время звонков информация не будет искажена. Это также подтверждает то, что достигнутое во время звонка соглашение в силе. Такая услуга будет полезна и другим компаниям, которые оказывают финансовые услуги и могут достигать устного соглашения по телефону.

Еще один случай использования э-печати – опечатывание результатов анализов крови. Это позволяет клиентам клиники быть уверенными в том, что полученные по электронной почте результаты правдивы и получены от конкретной клиники.

Э-печати используются и на электронных платформах судебной системы, где юристы подают документы в суд. Документы опечатываются электронной печатью чтобы убедиться в том, что их содержанием никоим образом нельзя изменить.

Э-печать – безупречное решение, если необходимо гарантировать целостность и происхождение цифровых документов. Некоторые клиенты Dokobit из телекоммуникационной отрасли используют э-печать для сканированных документов, например договоров на услуги в тех случаях, когда клиенты подписывают их от руки. Это полезно, потому что в центрах оказания услуг нет других технологических возможностей.

Другие компании ставят печати на документах, которые подписаны с использованием планшетов, т. е. где подпись нарисована на экране. Так как нарисованные подписи чрезвычайно легко изменить, опечатывание таких документов обеспечивает заверение в их происхождении и действительности. Эта возможность популярна в центрах оказания услуг операторов мобильной связи и лизинговых компаний, где уже внедрены технологии для упрощения опыта клиентов при подписывании документов.

Э-печати также используют компании, которые хотят оцифровать входящие бумажные документы независимо от того, счет это или договор. После получения бумажного документа он сканируется и к нему добавляется э-печать, чтобы убедиться в том, что документ не будет редактироваться или меняться иным образом.

Э-печати могут пригодиться, когда процессы автоматизированы и необходимо опечатать автоматически созданные документы, например счета, платежные выписки, выписки из баз данных и т. п. Электронные печати часто используются для счетов, которые в конце месяца генерируются автоматически и рассылаются клиентам. Э-печать заверяет, что клиенты получили счета от конкретной компании.

Почему это важно? Автоматически сгенерированные документы могут оказаться поддельными. В наши дни легко подделать счет с измененным номером IBAN и отправить его клиенту за день до того, как это сделает настоящий поставщик услуг. Аналогичный риск относится и ко всем другим документам, которые создаются в разных системах. Э-печати помогают избежать таких ситуаций, подтверждая, что документ подготовила и отправила конкретная компания.

Э-печати безупречно подходят и для подтверждения автоматизированных бизнес-процессов, когда автоматически получается и проверяется опечатанная электронным способом информация. В большинстве случаев автоматизированные бизнес-процессы используют компании, имеющие большой документооборот и желающие упростить процессы, чтобы полученную информацию не нужно было вручную верифицировать и подтверждать. Например, их могут использовать финансовые компании, чтобы автоматически обрабатывать мгновенные платежи – как только лицо проводит сделку, учреждение, надзирающее за платежами, должно ее проверить и утвердить. Если платежная сделка подтверждается электронной печатью, процесс проверки может проводиться автоматически, потому что система получает все необходимые данные из печати. Этот конкретный пример использования особенно важен для тех поставщиков услуг, которые нужно соблюдать требования директивы PSD2.

Узнай больше и свяжись с порталом Dokobit здесь, и мы поможем внедрить электронную печать и в твоей компании!