Довольные клиенты и партнеры. Как этого достичь?
Foto: Publicitātes foto

Неважно, на каком этапе перехода к цифровому оказанию услуг находится компания – принято ли решение о дистанционной работе уже давно или компания еще только рассматривает такую возможность. Независимо от этого оцифровывание сейчас удобно, как никогда. Когда компания рассчитывает сделать первый шаг, сначала нужно попробовать, как это – обходиться без физических подписей и использовать только электронное подписание документов. Обычно довольно быстро становится понятно, что это возможность собирать подписи клиентов, партнеров и любых других людей за пределами организации дистанционно и очень удобно.

close-ad
Продолжение статьи находится под рекламой
Реклама

Как улучшить процесс подписания документов для клиентов?

Подписание документов электронным способом удобно не только компании, но и ее клиентам. По словам руководителя Dokobit в Латвии Илмарса Арсеновичса, в наши дни опыт клиентов является одним из главных преимуществ в конкурентной борьбе. Соответственно, это или преимущество, или недостаток, если компания не обеспечивает электронное подписание.

Представь, насколько удобно подписывать документы дистанционно! Больше не нужно никуда ехать только для того, чтобы подписать документ. И независимо от отрасли, в которой работает компания, в работе с клиентами и в том случае, если необходимы их подписи на документах, возможность использовать цифровые решения только улучшит процессы и сотрудничество.

Вот несколько примеров ситуаций, в которых можно собирать подписи клиентов электронным способом:

● В любой отрасли, заключая любые договоры в цифровом формате, их можно подписать электронными подписями. Если клиенты хотят завершить покупки, абонирование продуктов или услуг дистанционно из дома, магазина или онлайн, компания может даже удивить клиента, подготовив сервисные договоры, правила и условия, соглашения о лизинге и другие необходимые для начала сотрудничества документы быстро, в электронном виде и независимо от местонахождения.

● Если компания работает в финансовой сфере, заключение сделок на получение кредитов и лизингов является важным процессом и для поставщика услуги, и для клиента. Заполнение договоров на получение кредита дистанционно – начиная с кредитов на приобретение недвижимости и заканчивая студенческими кредитами – дает возможность финансовой компании быстро отреагировать на запрос клиента и улучшить его опыт. То же самое относится и к возможности дистанционно подписать документы на приобретение автомобиля, тяжелой или сельскохозяйственной техники. Это важное преимущество для тех, у кого нет времени физически посетить филиал компании. И особенно удобно это тогда, когда договор должны подписать три стороны – никому не придется подстраиваться под время встречи, о котором и так обычно трудно договориться.

● В сфере страхования документы об изменениях политики страхования и заявления о страховых случаях можно оформлять дистанционно. Обеспечение клиентам возможности подписать обновленную политику страхования и другие связанные документы дистанционно в любое время и из любого места, а также подать заявление о страховом случае и другие документы онлайн не только упростит процесс, но и гарантирует безопасность документов. Потому что эти документы подписываются юридически обязывающей электронной подписью с заверением ее происхождения и действительности.

Электронное подписание документов, связанных с доставкой – возможно ли это?

Да, это возможно, даже несмотря на то, что подписание документов с поставщиками и партнерами в зависимости от местонахождения может стать проблемой. Однако во многих случаях так можно будет сэкономить много времени.

● Иногда может оказаться решающим, если организация не подписывает договоры или не собирает подписи всех участвующих сторон в указанный срок. Результатом может стать задержка ресурсов, важных иногда даже для партнеров. Из-за этого можно даже потерять сделку. Электронное подписание документов позволяет ускорить процессы и избежать таких проблем;

● Документы в бумажном формате часто пропадают. Особенно если параллельно сбору подписей нужно выполнять другие обязанности, например, доставлять товары. Иногда договоры или подтверждения заказа подписываются, но что с ними происходит потом? Если документы не хранятся надлежащим образом, они могут пропасть. Поэтому исчезает и письменное доказательство наличия подписи на соответствующем документе. В свою очередь, когда документы подписываются электронным способом, все они автоматически сохраняются в системе и их можно найти, когда это необходимо;

● Подписывать документы электронным способом удобно и тогда, когда их нужно подписать повторно. Если нужно собирать подписи или партнеру подписывать документы снова и снова, это может стать утомительным. Электронное подписание облегчает процесс, потому что больше нет привязки к физическому времени и месту.

Когда компания начинает обдумывать переход на электронное подписание, И. Арсеновичс советует изучать предложение поставщика этой услуги: "Оцени ответы на такие вопросы: обеспечивается ли непрерывный доступ к услуге? Можно ли создавать и валидировать квалифицированные электронные подписи, соответствующие требованиям регламента eIDAS? (регламент eIDAS определяет процессы электронного подписания в Европе). Соответствуют ли внутренние системы и бизнес-процессы поставщика услуги международно признанным стандартам и практикам управления безопасностью? Поддерживает ли услуга разные форматы и размеры документов? Доступны ли разные инструменты подписания, квалифицированные временные печати на документах и дополнительные инструменты для управления процессом документооборота? Если ответ на все эти вопросы утвердительный, то велика вероятность того, что ты нашел подходящего тебе поставщика э-услуг".

На физическое подписание документов с партнерами за пределами организации может потребоваться до 4 дней. Весь процесс включает в себя подписание, распечатку, сканирование и отправление документов, а также другие действия, на которые требуется время. Также и потому, что необходимо выполнять различные административные процессы и управлять подписанными документами, все больше организаций выбирают электронные подписи. И подписание документов о сотрудничестве с клиентами, и подписание документов с поставщиками – все может происходить дистанционно. Чтобы вместо физического подписания документов выбрать электронное подписание, обычно не нужно какое-то специальное программное обеспечение или перераспределение человеческих ресурсов. Но в то же время электронное подписание экономит компании очень много времени и денег.

Delfi в Телеграме: Свежие новости Латвии для тех, у кого мало времени
Опубликованные материалы и любая их часть охраняются авторским правом в соответствии с Законом об авторском праве, и их использование без согласия издателя запрещено. Более подробная информация здесь.