Как довериться электронному документообороту?

Прежде чем подписывать документ, перечитай его

Об этом полезно помнить, подписывая как цифровые, так и физические распечатанные документы, – перечитывай их дважды. Это рекомендуется делать и перед тем, как ты сам подпишешь какой-либо документ, и прежде чем передать документ на подпись другим участвующим сторонам. После того как электронная подпись будет поставлена, а электронный документ будет сохранен в надежном месте, например на платформе Dokobit, ни одна из сторон ничего больше не сможет изменить.

Доверься электронной подписи

Квалифицированная электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и подпись, поставленная от руки. Убедись в том, что поставщик услуги электронного подписания позволяет создавать и утверждать квалифицированные, сертифицированные и соответствующие правилам eIDAS электронные подписи. В этом случае электронные подписи являются юридически обязывающими. И на документы, подписанные этим способом, можно положиться так же, как и на любой другой юридический документ.

Сохраняй копию подписанного документа

Подписывая документы электронным способом, не нужно их распечатывать и отправлять – единственная версия таких документов может быть в электронном формате. Ее рекомендуется сохранить, чтобы по необходимости документ можно было найти и узнать всю необходимую информацию. В отличие от бумажного формата, у документов, подписанных электронным способом, есть временная метка, которая может подтвердить юридическую силу документа. Всю эту информацию безопасно хранить у надежного поставщика услуги, например на портале Dokobit.

Отправляй документы безопасно

Чтобы подписывать документы электронным способом было еще безопаснее, выбери услугу, для использования которой необходима надежная аутентификация. Убедись в том, что ты отправил приглашение подписать документ правильным лицам, а также выбери безопасную и надежную платформу для электронного подписания, например портал Dokobit.

Выбери соответствующее решение для электронного подписания

Выбирая поставщика услуги электронного подписания, проверь, какие форматы документов он использует (PDF, Asic, eDoc, bDoc, aDoc) и какие электронные подписи поддерживает (Smart-ID, eParaksts mobile, eID). Прочитай отзывы пользователей и поинтересуйся, какие функции обеспечивает поставщик услуги (например, возможность использовать мобильные приложения, интегрировать услугу в систему компании и т. п.).

Не совершай поспешных действий в целях экономии времени

Конечно, электронное подписание позволяет действовать быстро, экономя много времени и ресурсов. Однако, подписывая документы, важно обращать внимание и на содержание документа, и на участвующие стороны, и на другие детали, которые могут быть решающими в процессе подписания документа.

Убедись в том, что в документ включена вся необходимая информация

Прежде чем ты подпишешь документ или передашь его на подпись другим лицам, важно его перечитать и убедиться в том, что в документ включена вся необходимая информация.

Обращайся к команде поддержки клиентов поставщика услуги

Если в процессе электронного подписания возникают вопросы о безопасности документооборота, юридической силе, использовании платформы или о чем-то другом, обращайся к команде поддержки клиентов. Она сможет ответить на вопросы и поможет решить проблемы.

Не распечатывай документы

Когда все участники процесса подписали документ, все должно быть в порядке. Если необходимо доказательство и копия, то документ можно скачать с портала электронного подписания.

Не трать время на рассылку напоминаний всем участвующим сторонам

Поставщик услуги электронного подписания автоматически рассылает уведомления всем лицам, которые должны подписать документ – тебе больше не нужно будет тратить время и энергию на постоянные напоминания другим людям о необходимости подписать документ.

Избавься от ненужных гор бумаги и сэкономь свое время и ресурсы, выбрав решение для электронного документооборота! Убедись в преимуществах Dokobit, зарегистрировавшись на портале Dokobit. Попробуй подписываться электронным способом 5 раз в месяц бесплатно!