Как компании подписывают документы электронным способом внутри организации?
Foto: Publicitātes foto

Во время пандемии большинство современных компаний начали работать дистанционно и перенесли все свои административные процессы в цифровую среду. Но как же на самом деле это выглядит в компании изнутри и внутри каждого отдела? И действительно ли все это всегда просто?

close-ad
Продолжение статьи находится под рекламой
Реклама

Рассматривая переход от физического подписания документов к цифровому подписанию, организации иногда спрашивают, какие документы они смогут подписывать электронным способом. Здесь будет ответ на вопрос, как использовать электронное подписание, чтобы создать внутренние процессы в организации. Электронное подписание можно использовать в процессах закупки, продажи, юридических процессах, а также в отделе кадров, обслуживания клиентов или любом другом отделе, связанном с документооборотом.

Отдел продаж заключает сделки быстрее

Согласно результатам опросов, 27% продавцов более одного часа своего времени в день уделяют административным процессам и введению информации в разные системы, а не своим прямым рабочим обязанностям – продаже. Поэтому физическое подписание документов так же неэффективно, как изучение хроники в своем профиле в социальных сетях. Многие продавцы так и остаются при задачах, связанных с административными процессами, несколько дней вообще не уделяя времени продаже. Изменения, несомненно, нужны.

"Физический документооборот мешает продавцам быстрее заключать сделки, снижая таким образом продуктивность и доходы. Прекратив инвестировать время в погоню за физическими подписями, организация может построить продуктивный механизм продаж, отказавшись от всего того, что мешает заключению сделок и сфокусировавшись на результате. Более того – в рамках отдела продаж можно подписывать электронным способом такие документы, как предложения и заявки, договоры клиентов, заказы на доставку, документы, подтверждающие сделку и счета. Все документы, необходимые для обеспечения эффективного процесса продажи", – подчеркивает Илмарс Арсеновичс, руководитель Dokobit в Латвии.

Закупщики наконец-то будут подписывать документы вовремя

Только работники отдела закупок понимают и знают на личном опыте, насколько серьезными могут быть последствия, еcли документы не подписаны вовремя. Также они часто сталкиваются с проблемами в отслеживании и регистрации подтверждений закупок. Это может быть причиной существенных сдвигов во времени доставок. В более серьезных случаях – причиной для начала судебного процесса. Такие ситуации вызывают огромный стресс.

Используя электронное подписание, можно сократить цикл закупки и временные сдвиги, которые возникают из-за трудностей со сбором всех необходимых подписей на документе. Электронное подписание документов означает ускорение и значительное облегчение процессов.

В отделе закупок можно подписать электронно соглашение как с работниками, так и с поставщиками о неразглашении информации, а также внутренние подтверждения и договоры с другими отделами, поставщиками, третьими сторонами. Также можно электронно подписывать запросы предложений, ценовые предложения, соглашения о закупках, заказы, подтверждения заказов и другие документы. Арсеновичс подчеркивает, что Dokobit можно использовать и в том случае, если организация уже пользуется системой управления закупками или документами. Возможна интеграция или использование инфраструктуры Dokobit, что можно сделать за несколько секунд. Кроме того, работники могут подписывать и отправлять документы из любой географической точки и с любого устройства.

Больше никаких бумаг в отделе кадров

Приведение в порядок бумаг занимает большую часть времени специалистов по управлению персоналом, потому что прием на работу длится долго и включает в себя разные административные процессы. Если ускорить и прием на работу, и процессы введения в работу, будет экономиться время, которое больше не нужно будет тратить на то, чтобы встретиться только с целью подписания документов. Это означает больше времени, которое можно будет посвятить другим задачам управления персоналом – привлечению новых талантов, заботе о мотивации работников, организации мероприятий по тимбилдингу и другим важным вещам.

Внутри отдела кадров можно подписывать документы процесса приема на работу – письма с предложениями, бланки приема на работу, соглашения о неразглашении информации и т. д. Также электронным способом можно подписывать различные документы, связанные с культурой организации, например, правила внутреннего распорядка, кодексы этики и т. п., а также документы, связанные с занятостью – приказы об увольнении, табели времени, жалобы, рекомендательные письма и т. п.

Юридический отдел будет работать быстрее и с меньшими вложениями

Все большая нагрузка ложится на плечи юридического отдела – все нужно сделать быстрее, вкладывая меньше времени и тратя меньше денег. Отказавшись от документов в бумажном формате и оцифровав юридические процессы, можно сэкономить на расходах на бумагу, распечатку и рассылку, а также улучшить эффективность – сокращается цикл подписания документов.

Внутри юридических отделов можно электронно подписывать все стандартные юридические документы – соглашения о неразглашении информации, договоры о сотрудничестве и оказании услуг, договоры закупок, соглашения с поставщиками, а также договоры на выполнение каких-то конкретных работ. А также документы, связанные с обеспечением внутренних процессов – трудовые договоры, соглашения правления, отчеты о собраниях и т. д.

Больше никаких задержек в отделах обслуживания клиентов

Клиентам не нравится ждать. В условиях острой конкуренции в бизнесе необходимо действовать быстро. С помощью электронного подписания можно гарантировать, что документооборот не задержит другие процессы и будет можно уберечь клиентов от долгого цикла подписания договоров. Это для клиентов означает и удобство, и как можно более быстрое получение услуги. Поэтому улучшится опыт клиента и общее представление о компании.

В отделе обслуживания клиентов можно подписывать электронным способом договоры клиентов, правила, счета, а также упорядочить вопросы возврата товаров.

Организованный документооборот в разных отделах

Некоторые документы должны попасть в несколько отделов компании. Например, чтобы пересмотреть договор с клиентом, необходимо привлечь и отдел продаж, и юридический отдел. Руководитель Dokobit в Латвии Илмарс Арсеновичс подчеркивает, что цифровые процессы должны делать жизнь проще. При выборе цифровых решений необходимые утверждения и подписи на документах от разных сотрудников в разных отделах можно получить в результате гораздо лучше организованного процесса.

Количество организаций, которые используют для управления ежедневными процессами цифровые, а не бумажные документы, по-прежнему заметно растет. Уменьшая зависимость от бумаги, мы общими силами делаем доброе дело не только для себя. Всегда следует помнить о том, что таким образом мы также все вместе бережем окружающую среду и экономим ресурсы нашей планеты.

Delfi в Телеграме: Свежие новости Латвии для тех, у кого мало времени
Статьи по теме:
 
Опубликованные материалы и любая их часть охраняются авторским правом в соответствии с Законом об авторском праве, и их использование без согласия издателя запрещено. Более подробная информация здесь.