Любая компания стремится к продуктивности – сделать как можно больше в отведенное для работы время. Об этом сейчас говорят на конференциях. Обсуждают внутри компаний. Постоянно анализируется, где именно мы ежедневно теряем время. Верхние строчки списка занимают электронная переписка, собрания и административная работа. И сейчас я бы хотел сосредоточиться именно на последнем – на административных функциях. И только на одной из обязанностей какого-либо работника – на организации подписания документа.
С одной стороны, это быстро – взять документ, открыть нужную страницу и подписать. Несколько минут. С другой стороны, если посмотреть на эти несколько минут в разрезе недели или месяца, то получится довольно внушительная инвестиция времени. Потому что подписание документа от руки включает в себя не только визирование.
1.Распечатка – надо найти нужный документ на компьютере, открыть его, подготовить для печати и распечатать. А если еще и принтер находится на другом конце офиса, то это займет примерно 5 минут.
2. Сортировка – если документ состоит из нескольких листов, то их нужно рассортировать, сложить по порядку, скрепить или приложить к другому документу или делу, на что понадобится еще 5 минут.
3. Подписание – если документ должен подписать другой человек, то тебе или коллеге надо его найти. Это занимает время, потому что нужный человек может быть на собрании. Документы можно оставить на его столе, где иногда уже лежат другие, более срочные документы. И это не единственная работа подписывающего, который иногда откладывает подписание, поэтому ему нужно об этом напоминать. Само подписание тоже отнимает время. Если документ состоит из 10 страниц, у него есть две или три копии, а подпись нужна на каждой странице, то пройдет еще пять минут. И к этому нужно добавить то время, которое тратится на напоминания о подписании. Предположим оптимистичный сценарий – на этот шаг тратится 20 минут.
4. Сканирование и отправление документов по эл. почте – когда подпись наконец-то успешно нашла свое место на бумаге, документ обычно сканируется и отправляется второй стороне, которая повторяет тот же самый процесс. Отправленный документ часто служит простым подтверждением того, что документ подписан, и вторая сторона, участвующая в сделке, должна дождаться оригинала. Сканирование и отправление зависят от мощности компьютерной техники, но 5 минут на это точно придется потратить.
5. Отправление по почте или курьером – независимо от выбора документ необходимо положить в конверт, заклеить его, написать адрес, наклеить марку. Затем нужно пойти в почтовое отделение или дождаться почтальона/курьера, которому нужно передать отправление. Это займет еще 5 минут.
6. Подпись второй стороны – и сейчас остается лишь ждать, когда вторая сторона подпишет и отправит документ обратно. Обычно это происходит в течение 2-4 дней.
Все вышеописанное – наилучший сценарий, потому что мы допускаем, что документы в пути не потерялись и в них нет ошибок, которые обнаруживаются после того, как одна из сторон уже подписала документ.
Как происходит подписание документов электронным способом?
1. Открываешь сайт, на котором можно подписывать документы, например, www.dokobit.lv. Авторизуешься с помощью имеющегося у тебя инструмента, например, eParaksts Mobile или Smart-ID.
2. Находишь документ на компьютере и загружаешь его.
3. Вводишь адреса эл. почты людей, подписи которых также необходимы.
4. Подписываешь документ с помощью выбранного инструмента, подтверждая свою подпись введением PIN-кода.
5. Остальные получатели немедленно узнают о том, что документ доступен для подписания.
Этот процесс отнимет у тебя не больше 10 минут.
Таким образом можно сэкономить не только время, но и деньги – около 7 евро на один подписанный документ. Расходы на рабочую силу для организации процесса подписания составляют около 4 евро, расходы на печать – около 1 евро, и расходы на отправление – приблизительно 2 евро.
Дополнительное преимущество – если ты пользуешься одним сайтом для подписания и хранения документов, то все документы, распределенные по категориям, всегда будут под рукой и их будет легко найти.
Ну что, я тебя убедил?
Попробуйте Dokobit бесплатно!
