Как улучшить документооборот в юридическом отделе компании?
Foto: Publicitātes foto

Сотрудники юридических отделов обычно работают с огромным объемом документов. Их обработка замедляет рабочий процесс и уменьшает продуктивность. Поэтому очень важно обратить на это внимание и быстро внедрить автоматизацию и оцифровку процессов. Для этой цели полезна возможность подписываться электронным способом.

close-ad
Продолжение статьи находится под рекламой
Реклама

Согласно данным Thomson Reuters, управление документами (20%), управление сроками договоров (18%) и автоматизация рабочего процесса (15%) являются одними из важнейших сфер, которые работники юридических отделов стараются оцифровать, внедрив цифровые решения. Электронное подписание может помочь в каждой из перечисленных сфер. Кроме того, важно помнить о том, что электронно подписанные документы являются юридически обязывающими и признаются в суде.

Ниже приведено несколько примеров того, как электронное подписание улучшает работу юридического отдела, что впоследствии позитивно влияет и на продуктивность всей компании:

  • Сокращение расходов. Оцифровав юридические процессы, компания экономит деньги, которые раньше тратились на покупку бумаги, печать, использование услуг почты, а также на покрытие транспортных расходов. Подписать документы электронно можно намного быстрее, что позволит увеличить эффективность работы юридического отдела.
  • Возможность получить доступ к документам в любое время суток. И у сотрудников компании, и у клиентов разный ритм работы, и в наши дни он в основном динамичен. В повседневной жизни все эти люди сталкиваются с разными ситуациями. Поэтому хорошо, если получить доступ к необходимым документам можно 24 часа в сутки из любой точки мира. Это возможно при использовании портала Dokobit. После электронного подписания цифровой доступ к любому такому документу для всех участвующих сторон будет открыт в любое время независимо от местонахождения.
  • Соответствие закону. В цифровой среде юридические отделы тоже могут обеспечить надежную сохранность аудиторских следов и документооборот. Кроме того, квалифицированная электронная подпись обладает такой же юридической силой, что и документ, подписанный от руки.
  • Уменьшение рисков. Если подписать документ физически и отправить его всем участвующим сторонам по почте или курьером, то не всегда можно гарантировать стопроцентный контроль конфиденциальности и безопасности документа. Кроме того, управление этими процессами не всегда качественное. Этого можно избежать, перейдя на решение для обеспечения цифрового документооборота, например, портал Dokobit.
  • Надежность. Квалифицированная электронная подпись гарантирует полноценность информации о происхождении документа. Подписанные таким способом документы, если они содержат временную метку, защищены от подделки и подписания задним числом.

Какие юридические документы можно подписать электронно?

Сотрудникам юридических отделов нередко приходится работать и с секретными документами, которые должны подписывать занятые руководители компаний и другие заинтересованные лица. Используя квалифицированные электронные подписи, работники юридических отделов могут даже для столь важных документов обеспечить этот процесс без распечатки и пересылки документов. То же самое относится и к таким документам, как доверенности, акционерные и партнерские договоры, организационные документы, трудовые договоры, согласия правления, рабочие уведомления, договоры о конфиденциальности, договоры закупок и поставок и другим документам.

Подписывать документы на портале Dokobit очень просто. Необходимо сделать всего три шага. Сначала загрузить документ, который нужно подписать, и добавить имена всех участвующих сторон. Сообщение о необходимости подписать документ все перечисленные лица получат автоматически. Затем через несколько секунд появится возможность утвердить или подписать документ выбранным способом электронного подписания – с помощью Smart-ID, eParaksts mobile или содержащейся в eID карте квалифицированной электронной подписью. И, наконец, при необходимости будет возможность легко проверить, кто подписал документ, а кто этого еще не сделал.

Теперь у нас есть Телеграм-канал Rus.Delfi.lv с самыми свежими новостями Латвии. Подписывайтесь и будьте всегда в курсе!
Опубликованные материалы и любая их часть охраняются авторским правом в соответствии с Законом об авторском праве, и их использование без согласия издателя запрещено. Более подробная информация здесь.

Comment Form