Foto: Publicitātes foto
Оцифровывание бизнес-процессов в последние годы набрало обороты. В начале пандемии электронный документооборот и электронное подписание завоевали огромную популярность. За последние годы количество документов, подписанных электронным способом, увеличилось в два и даже в три раза. Очевидно, это уже тенденция. Кроме того, компании обрели уверенность в том, что таким образом они заботятся об устойчивости, а также экономят свое время и деньги.

Количество документов, подписанных электронным способом, увеличилось на 160 процентов

Уделять внимание оцифровыванию нужно постоянно. Чтобы был долгосрочный эффект, процессы все время нужно улучшать. В планировании и внедрении процессов оцифровывания должны участвовать и работники компаний, и поставщики, и клиенты, и бизнес-партнеры.

"Имеющиеся в нашем распоряжении данные свидетельствуют о том, что за 11 месяцев этого года в странах Балтии документы подписывались электронным способом в полтора раза чаще, чем в тот же период времени в прошлом году. Это значит, что сэкономлено 9 684 221 лист бумаги, для производства которых используется около 152 тысяч килограммов древесины. Это приблизительно 1200 деревьев! И все это только благодаря тому, что мы все чаще выбираем подписывать документы электронным способом", – говорит Илмарс Арсеновичс, руководитель Dokobit в Латвии. Он также отмечает, что рост спроса связан с теми компаниями, которые именно во время пандемии открыли для себя и начали использовать инструменты дистанционного подписания. В свою очередь, в тех компаниях, где электронное подписание не является новинкой, в дистанционном документообороте участвует все больше сторон. Раньше этот подход использовался преимущественно только в сделках с клиентами, чтобы обеспечить им лучший опыт сотрудничества. Сейчас в этой цепочке участвуют и клиенты, и работники компании разного уровня, а также, например, поставщики.

Свой вклад в популярность электронного подписания и дистанционного документооборота сделали и те поставщики услуг, которые раньше требовали проводить сделки очно. Пандемия запретила очные встречи и было необходимо найти альтернативные решения. И вот результат – за 11 месяцев 2021 года по сравнению с тем же периодом в прошлом году количество новых заявок на получение электронной подписи увеличилось почти в два раза.

Электронная подпись для дистанционного подписания документов доступна каждому

Уже какое-то время трудно, а иногда даже невозможно обеспечивать разные процессы очно. Именно поэтому использование цифровых инструментов стало таким популярным. И чем дольше будут ограничены физические встречи очно, тем больше различных цифровых процессов мы будем внедрять.

Поставщики услуги э-подписи тоже работают для того, чтобы сделать получение инструмента максимально простым и не зависимым от физического местонахождения. Здесь в качестве примера можно упомянуть Smart-ID, который для получения электронной подписи в приложении предлагает идентифицироваться с помощью биометрических данных.

Популярность инструмента Smart-ID продолжает расти, и он стал одним из главных инструментов подписания в странах Балтии. Если сравнить данные за 2020 и 2021 год, то сейчас в три раза чаще документы подписываются именно с помощью Smart-ID. Следующим по популярности приложением является eParaksts mobile, которое в 2021 году для электронных подписей использовалось почти в 20 раз чаще, чем в 2020 году.

Как выбрать поставщика системы электронного подписания?

Оцифровывание процессов иногда может вызвать головную боль. Чтобы этого избежать, необходимо выбрать надежного поставщика системы подписания. При выборе нужно обращать внимание на такие важные аспекты услуги, как безопасность, устойчивость и простота в использовании.

И. Арсеновичс подчеркивает, что выбор облегчают несколько вопросов, на которые стоит ответить перед принятием решения. Во-первых, нужно проверить, обеспечивает ли поставщик услуги непрерывную ее доступность. Во-вторых, позволяет ли он создавать и подтверждать квалифицированные э-подписи, то есть такие, которые соответствуют требованиям регламента eIDAS к использованию электронной подписи в Европе? Третий вопрос – соответствуют ли внутренние системы и бизнес-процессы поставщика услуги признанным на международном уровне стандартам управления безопасностью информации. Далее – поддерживаются ли разные форматы и размеры подписываемых документов? Интегрировано ли достаточное количество различных инструментов подписания и управления документами? Создается ли в момент подписания квалифицированная временная печать? Если на эти вопросы вы ответили утвердительно, то вы нашли надежного поставщика услуги системы электронного подписания.

Последние пара лет были для предпринимателей настоящими американскими горками. Многим пришлось в спешке переносить свои услуги в цифровую среду. Другим – еще больше оцифровывать различные бытовые процессы. В силу этой активности оцифровывание процессов стало новой нормой.

Как и любые фундаментальные изменения в работе компании, оцифровывание процессов тоже нужно осуществлять стратегически. Это значит, что нужно уточнить свои потребности, понять рынок и найти лучшие альтернативы поставщиков услуг, которые обеспечат наибольшую добавочную ценность самым важным в бизнесе партнерам – клиентам. Цифровые технологии могут способствовать устойчивости и использованию потенциала во многих и разных областях. Цифровая трансформация оказывает большое позитивное влияние и на среду предпринимательской деятельности, и на продуктивность. И все это создает добавочную ценность для самих услуг.

Seko "Delfi" arī Instagram vai YouTube profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!