Почему компании в странах Балтии стремительно переходят на электронный способ подписания?

Цифровые инструменты оказывают огромное влияние на будущее компании. За последние годы мы пережили и реализовали стремительную цифровую трансформацию. Комбинируя различные цифровые инструменты, компании получили в свое распоряжение мощное оборудование, которое позволяет отказаться от распечатывания, сканирования документов и отправления их по почте. Таким образом, компании могут обеспечить и клиентам опыт высочайшего класса. И это только видимая часть айсберга, если действительно хочется создать безупречные электронные процессы независимо от того, работает ли компания во всех трех странах Балтии или только в одной.

Результаты многих опросов подтверждают, что выполнение различных административных процедур очень часто отнимает у работников время, которое в ином случае можно было бы вложить эффективнее в выполнение своих рабочих обязанностей. Уже совершенно ясно, что забота о документообороте в том виде, как это происходило десять лет назад, занимает слишком много времени. Например, распечатывание документов и подписывание их от руки, сканирование и отправление по почте или с использованием услуг курьера – все это сложно и не нужно. Однако результаты многих опросов показывают, что более 50% компаний по-прежнему распечатывают документы только для того, чтобы их подписать.

Долгое время электронная подпись (э-подпись) не была одинаково доступна и, соответственно, не использовалась одинаково во всех трех странах Балтии. Поэтому многим компаниям в сделках на уровне стран Балтии было нелегко перейти на организацию процессов электронным способом. К счастью, ситуация изменилась. Самым важным поворотом было внедрение приложения Smart-ID и укрепление этого продукта на рынке. Это электронный инструмент идентификации и э-подписи, которым уже пользуются около 3 миллионов жителей стран Балтии. Его интегрировали банки, телекоммуникационные компании и другие поставщики э-услуг, чтобы обеспечить клиентам наилучший опыт. Используя Smart-ID, компании стран Балтии получают новые возможности обеспечивать в сделках легкий, удобный и на 100% юридически обязывающий оборот электронных документов.

Подписывание документов электронным способом не только экономит время и повышает эффективность процесса подписывания документов, но и экономит приблизительно семь евро за оформление каждого документа. Dokobit, поставщик основанных на э-подписи решений, подсчитал, что в эту сумму входят расходы на рабочую силу, а также стоимость печати и отправления.

Другими важными критериями являются безопасность и надежность, которые обеспечивает использование квалифицированной э-подписи. Квалифицированная э-подпись равнозначна подписи, поставленной от руки, и ее нельзя оспорить в суде. И судопроизводство определенно является тем, чего компании действительно хотят избежать.

Правда, здесь следует добавить, что в наше время больших возможностей важно не потеряться в ассортименте разных решений.

Несмотря на то, что использование э-подписи в целом является хорошей идеей, кажется, существует много неясностей относительно выбора правильного инструмента. В интернет-поисковиках, а также в различных дискуссиях вопрос о том, какой инструмент выбрать, задается часто. Многие известные в странах Балтии компании, например, Luminor, Telia, SEB, Circle K и другие выбрали Dokobit. Попробуем выяснить, как они обосновывают этот выбор.

Dokobit является крупнейшим в странах Балтии поставщиком решения, основанного на инфраструктуре открытых ключей (PKI). Таким образом, пользуясь услугой Dokobit, и юридические, и физические лица могут подписывать документы юридически обязывающей электронной подписью на всей территории Европейского союза (ЕС). Также компании и государственные учреждения могут с легкостью обеспечить доступность своих э-услуг на международном уровне, гарантируя неизменно высококачественный клиентский опыт. Решение для э-подписания Dokobit можно использовать для подписания любых документов – начиная с деклараций и запросов и заканчивая различными договорами или распоряжениями.

Сейчас Dokobit сотрудничает со всеми основными поставщиками услуг eID, чьи решения используются как в странах Балтии, так и в Скандинавии. Таким образом, с помощью Dokobit можно подписывать документы и аутентифицировать пользователей с помощью различных инструментов: национальных eID карт, маркировочных USB-устройств, решений Mobile, мобильных приложений, например, Smart-ID и eParaksts mobile, а также с помощью эстонского э-вида на жительство. Эти инструменты позволяют подписывать документы на международном уровне, и они будут действительны на всей территории ЕС.

Для тех компаний, которые работают в международном масштабе, важно именно то, что подписанные с помощью Dokobit документы действительны во всем ЕС. Это возможно, потому что Dokobit допускает использование только улучшенных и квалифицированных э-подписей в соответствии с регламентом eIDAS. Также можно использовать любой формат документов, признанный на международном уровне. Кроме того, к каждому документу добавляется временная печать, которая защищает документ от подделки и исключает возможность использования задним числом. Многие компании считают преимуществом возможность удобного управления документами. Например, на портале Dokobit документы можно рассортировать по категориям. Несколько документов можно подписать, удалить или скачать всего одним действием. Чтобы совместное использование документов было удобным и быстрым, можно создать список адресатов и добавить комментарии, которые должны будут учитывать другие лица, подписывающие документ. Также можно настроить сроки подписания и отправлять напоминания. Помимо этого, на Dokobit можно посмотреть, когда документ создан, просмотрен, подписан и когда с ним производились любые другие действия.

К тому же, важно добавить, что услуги Dokobit постоянно улучшаются, и сейчас компания расширяет сферу своей деятельности в странах Европейской экономической зоны. Портал и внедрение новых функций позволяют пользователям работать еще продуктивнее. Компании могут обеспечивать э-услуги легче и быстрее, чем когда-либо ранее.