Подписание документов лично
В первую очередь, давайте оценим процесс подписания документа и убедимся, что он не является бесплатным. Процесс подписания документов лично должен включать в себя расходы на бумагу, печать, отправку электронной почты и участие нескольких работников, которые зачастую упускают из виду, но которые влекут за собой большие расходы для компании.
Если необходимо печатать 50 документов ежемесячно, и каждый документ состоит как минимум из двух листов и требуется как минимум в двух экземплярах, то всего используется 200 листов, к которым необходимо еще добавить расходы на печать. Если предположим, что печать одной страницы вместе с ценой на бумагу стоит 2 евроцента, то предприятие на эту позицию компания тратит до 5 евро в месяц.
Если эти документы необходимо подписать клиенту или партнеру, то чаще всего их отправляют курьером или по почте. 25 отправленных документов стоят 25 евро, при условии, что отправка одного пакета документов стоит 1 евро, но также может стоить и 2 евро.
Далее – обработка документов. Время, затраченное на печать, подготовку, получение подписей от уполномоченных лиц, регистрацию и архивирование документов, а также, в случае необходимости, их подготовку к отправке. Это может занять минуты, а может занять и часы. Предположим, что на предприятии эти процессы подписания упорядочены, все люди всегда доступны, и поэтому подписание одного документа занимает не более 10 минут. Если приблизительная часовая ставка работника на рынке составляет 9 евро, то 10 минут его времени стоит 1,50 евро. Если необходимо подписать и оформить 50 комплектов документов, на эту работу уходит время работников стоимостью 75 евро.
Сосчитав эти затраты, предприятие в месяц в среднем тратит 100 евро на подписание документов лично. Обращаем внимание, что сюда не входят расходы на то, что люди ошибаются, и иногда нужно распечатать или повторно отправить документы.
Электронное подписание документов
При использовании электронной подписи, процесс меняется – больше не нужно ничего распечатывать и отправлять курьером или по почте. Вместе с этим необходимо гораздо меньшее участие работников.
Так сколько денег можно сэкономить? Если документы не нужно распечатывать и отправлять по почте, то это снижает расходы компании на 30 евро в месяц. Участие работников уменьшается вдвое. Это значит, что расходы для предприятия уменьшаются вдвое и составляют только 37,50 евро в месяц. А самое главное – экономится время работников. На подписание одного документа выделяется лишь несколько минут. Почему? Потому что отсутствует необходимость распечатывать его, готовить к подписанию и отправке или отправлять их физически.
Если используется электронная подпись, работнику достаточно только загрузить документ на портал Dokobit и разослать из портала сообщение об этом факте всем, кому необходимо подписать документ. И это все!
Конечно, это не значит, что подписка в электронном виде является бесплатной. Для системы, в которой происходит электронное подписание, установлена символическая плата за услугу. Однако она также предоставляет различные преимущества, позволяющие, например, распределять документы по категориям. Такие системы также являются безопасными для хранения документов. Для предприятие использование портала Dokobit, если объем подписываемых документов составляет 200 листов в месяц будет стоить примерно 38 евро. Итак, если общие расходы составят примерно 40 евро в месяц, то электронное подписание является на 60 евро дешевле, чем личное подписание документов.
При внедрении электронной подписи на предприятии, Ты не только экономишь время и деньги, но и повышаешь опыт сотрудничества работников, партнеров и клиентов. Присоединяйся к тем многим предприятиям, которые уже используют электронную подпись!
Попробуйте Dokobit бесплатно!