Зачастую самые большие разногласия в Латвии возникают относительно того, годится ли вместо EDoc подписанный электронным способом документ в формате PDF. Нередко это происходит в процессе коммуникации с государственными учреждениями. Так чем же на самом деле отличаются форматы документов?
Но чем различаются форматы документов?
PDF – хорошо знакомый формат документов, созданный для того, чтобы пользователь легко и быстро мог проверить документы и в браузере, и в программе Adobe Reader. Документы в формате PDF доступны во всех странах Европейского союза и являются самым простым решением для подписания документов в местном и международном масштабе.
ASiC – единый формат электронно подписанных документов в Европейском союзе. Этот формат выбирают в тех случаях, когда необходимо подписать несколько комплектов документов или когда нужно подписывать не только текстовые документы, но и файлы других форматов, например, изображения, видео или аудиофайлы.
EDoc является принятым в Латвии стандартом электронно подписанных документов. Формат EDoc тоже выбирают в тех случаях, когда нужно подписать комплекты документов или файлы в разных форматах.
BDoc и ADoc – такие же стандарты электронно подписанных документов, как и EDoc, но сокращением BDoc их обозначают в Эстонии, а ADoc в Литве.
Выбирая формат, обе стороны обычно договариваются о том, какой из них будет наиболее удобен создателю документа или лицу, которое должно его подписать. Фактически на действительность документа это не влияет, но есть несколько нюансов. Например, если с помощью Dokobit документ в формате PDF подписан одной из использующихся в Латвии квалифицированных электронных подписей, то этот документ можно будет открыть и подписать и в других странах. Этот файл несомненно будет и легче всего открыть, потому что подпись на документе в формате PDF можно просмотреть и убедиться в ее наличии, например, используя распространенную программу Adobe Reader. В свою очередь, если подписывающая сторона использует формат ASiC, EDoc, BDoc или ADoc, то для того, чтобы открыть документ и дальше им пользоваться необходимо специальное программное обеспечение.
Также следует учитывать и то, что если документ подписан в формате PDF, то его невозможно преобразовать в EDoc с сохранением подписи. Однако повторим – действительная электронная подпись используется в любом формате, поддерживаемом электронной подписью. Дискуссии о формате чаще всего ведутся в силу привычки.
Несмотря на то, какой формат документа используется, также следует обратить внимание на то, где он будет подписан и где потом будет храниться. Удобство подписания особенно важно в тех случаях, когда необходимы несколько подписей. Чтобы не нужно было пересылать документ от одного лица с правом подписи другому, можно воспользоваться порталом Dokobit. Документ нужно один раз загрузить на портал Dokobit, и потом все подпишут его в удобное для них время, используя свои электронные инструменты идентификации. Потом этот документ там и остается, Dokobit обеспечивает его надежное хранение, и в случае необходимости любой из подписавших документ может получить к нему доступ.