С чего начать внедрение электронной подписи в компании?

Первый шаг – введение во всех отделах компании электронной подписи. В повседневной работе ею могут пользоваться как специалисты по управлению персоналом, сотрудники отдела продаж и юридического отдела, так и работники отдела обслуживания клиентов, закупок и отдела финансов. В любом отделе электронная подпись пригодится и поможет улучшить рабочий процесс. Но имей в виду, что нужно выбрать квалифицированную электронную подпись. И это не то же самое, что цифровая подпись. В Латвии подписаться квалифицированной электронной подписью можно с помощью квалифицированного мобильного приложения Smart-ID, e-Paraksts mobile или eID карты.

Электронное подписание – законный, надежный и безопасный способ получения подписи на электронных документах и бланках. Электронное подписание предоставляет компаниям много преимуществ. Квалифицированная электронная подпись и подпись, поставленная от руки, имеют идентичную юридическую силу. Но, как и в случае других цифровых инструментов, для успешного использования электронной подписи есть несколько условий.

Электронная подпись

У каждого лица, имеющего право подписи, должна быть электронная подпись. Как уже упоминалось, в Латвии для этого можно использовать квалифицированную версию приложения Smart-ID, eParaksts mobile (предварительно нужно заключить договор с поставщиком услуги – Латвийским Государственным центром радио и телевидения) или eID карту, для использования которой необходимо специальное устройство для считывания карт.

Устройство

Электронную подпись можно поставить, воспользовавшись eID картой, подключенной к компьютеру с помощью специального считывающего устройства. Оно не нужно, если подпись ставится с использованием приложений Smart-ID или eParaksts mobile, но для этого понадобится смарт-устройство. Отдельный прибор для проставления подписи необходим из соображений безопасности.

Платформа для электронного подписания

Можно выбрать уже готовую платформу, например портал Dokobit, или интегрируемое решение для электронного подписания. Интегрируемое решение соединяется с системой компании и внутренними инструментами. Некоторые поставщики услуг, например Dokobit, обеспечивают оба решения. Но до тех пор, пока электронное подписание в компании находится на экспериментальной стадии, рекомендуется использовать готовое решение или платформу, например портал Dokobit. Когда будут понятны потребности компании и особенности работы, можно будет подключить персонализированное решение, соответствующее потребностям конкретной компании.

Электронные документы

Прежде чем выбрать решение для электронного подписания, необходимо убедиться в том, что все документы и бланки, которые нужно подписать, доступны в цифровом формате. Например, портал Dokobit поддерживает международно признанные форматы PDF и ASiC, а также используемые в странах Балтии форматы ADoc, BDoc и EDoc, создающиеся из простых документов в Word.

Адреса эл. почты

Чтобы документ могли подписать все участвующие стороны, необходимы их адреса эл. почты для рассылки приглашений. С помощью портала Dokobit на эти адреса отправляются напоминания о необходимости подписать документы. Позже можно будет создать отдельный список контактов, который позволит удобнее пользоваться решением для электронного подписания.

Чтобы начать пользоваться электронной подписью в компании, не нужно сразу устанавливать программное обеспечение и привлекать человеческие ресурсы. Просто присоединяйся к компаниям, которые уже сейчас пользуются преимуществами электронного подписания. Попробуй подписываться электронным способом на портале Dokobit.