Сколько денег можно сэкономить, подписывая документы электронным способом?
Foto: Publicitātes foto

На протяжении многих лет люди использовали бумагу и чернила, чтобы подписывать документы. Эти времена прошли, потому что сейчас большинство компаний или рассматривает возможность выбора и использования, или уже использует цифровые решения. И те некоторые, не рассматривающие эту возможность, скорее всего, не делают этого потому, что им не хватает информации о стоимости электронного подписания. При оценке возможности перехода с физического подписания на электронное цена иногда может стать одним из важнейших или даже самым важным аспектом. На самом деле, цифровой процесс подписания не так дорог, как может показаться. Как это возможно?

close-ad
Продолжение статьи находится под рекламой
Реклама

Сколько стоит физическое подписание документов?

Чтобы лучше понять разницу между физическим и электронным подписанием, для начала оценим стоимость процесса физического подписания. Он действительно бесплатный? Илмарс Арсеновичс, руководитель Dokobit в Латвии, указывает, что в процессе физического подписания нужно учитывать стоимость бумаги, распечатывания, отправления и, что еще важнее, рабочей силы, которая является самым дорогим из всех ресурсов. Однако именно о стоимости рабочей силы люди часто забывают.

Например, компания подписывает 50 документов в месяц. Каждый из них распечатан на двух листах в двух экземплярах. Это 200 листов бумаги. К этим расходам нужно приплюсовать и расходы на распечатывание. Каждый лист и его распечатывание стоит 1 евроцент. Значит, только на бумагу и печать в месяц тратятся 2 евро. Это самая маленькая позиция расходов. Допустим, что половину этих документов, или 25 документов нужно отправить клиенту, партнеру или любой другой участвующей стороне, используя для этого услуги курьера. Даже если расходы на отправление составляют всего 1–2 евро, в месяц компания тратит на это не меньше 25 евро.

Истинный размер расходов на обработку физического документа зависит от того, сколько действий необходимо предпринять. Подготовка одного документа означает его распечатку, переплет, сбор подписей у конкретных людей, регистрацию и архивирование, а также подготовку документа к отравлению по почте или курьером, если это необходимо. Все это может занять от нескольких минут до нескольких часов, что обычно зависит от внутренних процессов в компании. Даже если допустить, что все процессы упорядочены, и лица, имеющие право подписи, всегда доступны, на обработку одного документа все равно понадобится около 10 минут. Если средняя стоимость рабочей силы составляет 9 евро в час, то 10 минут стоят 1,5 евро. Это значит, что обработка всех 50 документов будет стоить 75 евро.

Если обобщить все вышесказанное, то в целом подписание физических документов обходится компании приблизительно в 100 евро в месяц. Кроме того, в эту цену не включены все возможные ошибки, например, необходимость повторной распечатки и повторного отправления, что означает увеличение расходов на рабочую силу.

Электронное подписание документов – дешевле ли это?

Когда компания переходит на электронное подписание, процесс полностью меняется. Управление электронными документами означает, что больше не нужно ни распечатывать документы, ни планировать их физическое отправление. И участие рабочей силы тоже больше не нужно в описанном ранее объеме. Но сколько же на самом деле можно сэкономить?

Как уже упоминалось, больше не нужно ни распечатывать, ни отправлять документы. Значит, экономия уже сразу составляет 30 евро в месяц. Если посмотреть на стоимость рабочей силы, то экономия может быть разной, но ясно одно – на управление документами онлайн тратится как минимум вполовину меньше времени, чем на физическую обработку документов. Итак, расходы, которые сохраняются, составляют 37,5 евро, но время, вкладывающееся работником – всего несколько минут. Почему? Если раньше мы говорили, что обработка документа означает его распечатывание, переплет, сбор подписей у конкретных людей, регистрацию, архивирование, а также подготовку документа к отправке почтой или курьером то для подписания цифрового документа нужен лишь компьютер и доступ к системе. Загрузи документ и отправь приглашение подписаться всем, кто должен подписать конкретный документ. Это действительно занимает всего несколько минут!

Конечно, это не значит, что цифровое подписание совершенно бесплатно. Илмарс Арсеновичс, руководитель Dokobit в Латвии рассказывает, что расходы зависят от выбранного инструмента подписания. Например, с помощью решений eParaksts или Smart-ID это можно сделать бесплатно. То же самое распространяется на систему, которую компания использует для управления документами. Доступны бесплатные решения, но платные решения обеспечивают дружественный к пользователям и понятный интерфейс, дополнительные функции для электронного документооборота, а также заботу о безопасности документов. Например, электронное подписание документов и сбор подписей всех участвующих сторон на портале Dokobit в соответствии с ранее описанным сценарием обойдется компании приблизительно в 38 евро в месяц. Если включить абсолютно все расходы, то электронное подписание документов будет стоить компании около 40 евро в месяц. Это на 60 евро или вполовину меньше, чем в том случае, если компания продолжит подписывать документы физически.

Важно добавить, что дополнительным преимуществом цифровых процессов является удобное и простое управление документами – все они хранятся централизованно, их легко найти в электронном поисковике и в соответствии с установленными самой компанией категориями. Таким образом, невозможно потерять ни один документ.

Выводы

Сбор подписей у партнеров или клиентов отнимает много и твоего времени, и времени всех участвующих сторон. И это еще и дополнительные расходы, которые не были включены в упомянутые ранее расчеты. Кроме того, использование уже готовых систем означает и улучшенный опыт пользования и для работников компании, и для клиентов и партнеров. Самое главное – компания, которая способна адаптироваться и перейти на использование современных цифровых инструментов, наглядно доказывает, что способна адаптироваться к любым изменениям.

Delfi в Телеграме: Свежие новости Латвии для тех, у кого мало времени
Статьи по теме:
 
Опубликованные материалы и любая их часть охраняются авторским правом в соответствии с Законом об авторском праве, и их использование без согласия издателя запрещено. Более подробная информация здесь.