Продуктивный рабочий день: что крадет ваше время и энергию?
Фото: Shutterstock
Кто хоть раз в жизни не сталкивался с ситуацией, когда дела стремительно накапливаются, но руки по непонятным причинам отказываются работать? Каким должен быть продуктивный рабочий день и по каким причинам на работу не остается ни времени, ни сил – об этом рассказывает эксперт по управлению и отбору персонала, бизнес-тренер Элита Казайне.
Где находится золотая середина хорошего рабочего дня – чтобы был доволен и сотрудник, и работодатель?
«Сотрудник получает удовлетворение от того, что он сделал, а работодатель в свою очередь точно знает, что у него правильный человек на правильном месте с соответствующими компетенциями и навыками, которому не нужно напоминать, что завтра нужно прийти на работу. Это взаимодействие, которое, конечно, не статично, однако полноценный рабочий день соответствует таким критериям, как «продуктивность», «эффективность», «вовлеченность», «мотивация» и «лояльность», которые сопровождает ощущение, что завтра я снова хочу прийти на эту работу и быть вместе с этими людьми», – поясняет Казайне.
Фото из личного архива
Чаще всего продуктивному рабочему дню вредит неумелое управление временем. Американский автор, предприниматель и лектор Стивен Кови (Stephen Covey) разработал матрицу управления временем, которая должна стать азбукой не только для каждого сотрудника, но и каждого руководителя при планировании работы:
важные и несрочные задачи;
важные и срочные задачи;
неважные и несрочные задачи;
неважные и срочные задачи.
«Если все важно и срочно, то вы работаете в пожарном депо и занимаетесь беспрестанным тушением пожаров, что означает, что в вашей рабочей среде ничего нельзя планировать и предусматривать. Рабочая специфика, конечно, бывает разная, но если у вас 365 дней в году все важное и срочное, тогда либо вы пожарный, либо у вас проблемы с планированием», – считает бизнес-тренер.
Одна из главных ошибок работника в планировании времени – это неспособность расставить приоритеты, таким образом время и энергия тратится на неважные вещи. «У каждого сотрудника есть обязанности, права и ответственность, и сам сотрудник должен уметь брать на себя ответственность за то, что он делает. В приоритете то, за что ему платят зарплату. Если работник не может расставить приоритеты, то он либо не умеет брать на себя ответственность, либо же не хочет. Либо ему не ясны цели и рабочие обязанности. Если у меня нет четкого требования от работодателя, то я иду к нему и переспрашиваю. Ключом к успеху является очень четкая коммуникация и очень четкая постановка целей», – поясняет Казайне.
21 век – это однозначно история руководителя. Ответственность руководителя состоит в том, как он умеет ставить рабочие задачи сотрудникам и – самое главное – может ли он отличить задачу от цели. Цель остается неизменной и может меняться только под влиянием глобальных событий, а задачи могут изменяться.
Элита Казайне, эксперт по управлению и отбору персонала, бизнес-тренер
Собрания
«Управление собраниями – это еще одно из искусств, которым нужно овладеть руководителю. Сотрудник может задать вопрос – зачем мне нужно быть на этом собрании? Если твой работодатель не может обосновать, почему тебе нужно быть на собрании, то это лишняя трата времени. У каждого собрания есть цель, ради которой мы все на него пришли. Нужно четко знать, для чего собрание созвано. И чем больше людей на собрании, тем оно более бессмысленно и менее продуктивно».
Брать на себя слишком много и делать работу за коллег
«Коллеги тоже могут быть теми, кто крадет ваше время и энергию – шумят, просят сделать за них их работу и т.д. А это моя ответственность, а это моя обязанность тебе помогать? Это грубо, но это вопрос, который нужно себе задавать, потому что мои прямые рабочие обязанности должны быть в приоритете. Это не означает, что не надо помогать вовсе, но это означает, что я ограничиваю время и ресурсы по предоставлению помощи. Есть люди, которые помогая другим, углубляясь в чужую проблематику, теряют свою энергию, поэтому им проще сделать все за других, а этим часто пользуются. И есть люди, которые из помощи другим черпают энергию, потому что чувствуют себя важными и нужными».
Офисный шум
«Это история про офисы открытого типа. Есть люди, которые очень хорошо работают в одиночестве и которым офисный гул мешает концентрироваться. И есть люди, которых он, напротив, заряжает. На самом деле это снова задача руководителя – понять, кому лучше работать из офиса, а кому из дома. Правда, у работающих дома есть большой риск выгореть, потому что дома не чувствуется граница – у рабочего дня зачастую нет конца и перед сном человек проверяет рабочую почту. В больших компаниях есть хорошая тенденция наряду с open space создавать отдельные «будочки», в которых можно поработать в тишине и одиночестве».
Прокрастинация
«Прокрастинация – это один из методов самозащиты, потому что, возможно, сотрудник не видит смысла в работе. Об этом нужно говорить с руководителем, чтобы он пояснил необходимость конкретной задачи. Второе – я отдаю предпочтение делать то, что мне нравится, и прокрастинирую над тем, что мне не нравится, не получается или требует усилий. Однако прокрастинация не всегда является чем-то плохим – она может быть возможностью посмотреть на то, чего конкретно я избегаю и спросить себя почему. Прокрастинация – это в том числе вопрос управления и самодисциплины. Если мне что-то надо сделать, то я, сжав зубы, это сделаю. Если меня это утомляет, то я теряю энергию. Можно несколько раз осознанно себя заставить помучаться, но в долгосрочной перспективе это непродуктивно, не имеет смысла и не приносит вдохновения. Жизнерадостный и мотивированный сотрудник – тот, которому нравится, что он делает».
Непредсказуемость
«Красть время и энергию могут постоянные изменения, к которым нужно приспосабливаться. Если характер сотрудника таков, что ему нужна структура и предсказуемость, то хаотичная и непредсказуемая рабочая среда будет отнимать у него силы и желание работать. Здесь нужно упомянуть доступность 24/7, а именно, неясные границы рабочего времени. Это самый прямой путь к выгоранию – если у тебя больше нет своего личного пространства и жизни, потому что ты все время «привязан» к телефону, который требует ответов ASAP».
Многозадачность
«Согласно исследованиям в области нейрологии, многозадачность не только не продуктивна, но и вредна. Если мы говорим об управлении временем, то самая большая потеря времени появляется в тот момент, когда мозг переключается с одной задачи на другую. Согласно научным исследованиям, это время может составлять от 8 до 15 минут. Время и энергия тратятся не только во время коммуникации, но и при попытке поймать новую мысль и после этого снова вернуться к тому, что ты делал до этого».
Управление временем, коммуникация и общение – это вещи, которые лежат в основе продуктивной работы, если человек делает ту работу, которая ему нравится, и находится в той среде, которая ему приятна.

«Либо я чувствую этот поток, в котором нахожусь, либо же меня что-то раздражает. Вопрос – что меня раздражает? Меня раздражает сам процесс, среда или окружающие люди? Вопрос – как я сам могу взять на себя ответственность, чтобы быть с теми людьми, которые мне дают энергию, а не отнимают, и быть в той среде, которая меня наполняет, а не опустошает? Если ответить на эти вопросы, то не будет проблем с похитителями времени и энергии», – резюмирует Элита Казайне, эксперт в управлении и отборе персонала и бизнес-тренер.
Рекомендации компании Dokobit:
решение на базе электронной подписи для продуктивной работы
Популярность гибридной модели работы стремительно растет. Все большее количество сотрудников отдают предпочтение эластичному рабочему формату, который позволяет планировать свой рабочий день в соответствии с индивидуальными потребностями. Это увеличивает доверие между работодателем и сотрудником, обеспечивает более здоровый баланс между работой и личной жизнью. Возможность работать из дома и совмещать работу с путешествиями заграницу или по Латвии открывает все более широкие возможности для пополнения запасов энергии, что в свою очередь улучшает продуктивность, творческий потенциал, а также общую удовлетворенность от работы.

Чтобы такая рабочая модель успешно функционировала, необходимы цифровые решения для обеспечения рабочего процесса. Использование электронной подписи и дигитализация документооборота – это существенное условие для введения гибридной модели работы. На портале и в мобильном приложении Dokobit можно подписывать документы электронно и собирать подписи у других сторон, валидировать электронную подпись на уже подписанных документах согласно строжайшим стандартам безопасности, которые регламентирует Европейский союз. Сотрудникам больше не обязательно находиться в офисе или встречаться очно с партнерами – внутреннее делопроизводство и внешние сделки теперь проходят быстрее и проще.

Подробнее на: www.dokobit.com.