Общие советы, как правильно вести э-деловую переписку


"Пишите просто Мария". ТОП-5 чисто женских приемов в деловой переписке
Foto: Shutterstock

В заключение несколько общих советов о том, как правильно вести электронную деловую переписку.

1. Старайтесь отвечать в течение двух часов после получения письма.

2. Используйте кнопку "ответить" при обсуждении одного вопроса, чтобы адресат мог легко восстановить историю обсуждения вопроса. Если хотите с этим же адресатом обсудить другую тему, начните новую ветвь переписки с нового письма.

3. Корректируйте тему письма, чтобы адресату было легче находить важные сообщения. Например: "Квартальный отчет. Сдать до 10 июня", "Квартальный отчет. Черновик", "Квартальный отчет. Правки", "Квартальный отчет. Исправленный", "Квартальный отчет. Согласован".

4. Используйте в электронном письме информативную подпись: имя и фамилия, должность в компании, способы связи, сайт компании. Ставьте ее в конце каждого письма. Так адресату не придется долго искать, как к вам обратиться или как связаться с вами.

5. Об устных договоренностях напоминайте в письме. "При телефонном разговоре мы договорились о…", "Все ли правильно я понял или что-то упустил?". Так вы застрахуете себя от неправильного понимания сказанного, а адресат убедится, что его услышали.

6. Избегайте в электронном письме прикрепления файлов без комментариев. Обязательно разъясните, какой файл (фотографию, документ, график) вы отправляете и для чего. Например, при отправке письма в дизайнерский отдел компании (или внешнему подрядчику): "Высылаю вам фотографии с корпоратива нашей компании. Сделайте из них коллаж к юбилею компании".

7. Используйте в электронном письме списки и деление на абзацы. Так текст легче читать и воспринимать.

8. Если письмо уйдет на корпоративную почту, в теме пишите, что вы отправляете и для кого. Например: "Для Иванова Ивана. Текст письма на согласование". Не используйте графу "скрытая копия" без надобности. Ее можно использовать в случаях, когда, например, нужно отправить письмо подрядчику и одновременно — директору, чтобы тот был в курсе переговоров. Или когда компания рассылает приглашение на тендер сразу нескольким конкурирующим компаниям — подрядчикам вовсе не обязательно видеть, кого еще кроме них пригласили для участия в конкурсе. В копию письма ставьте всех ответственных и заинтересованных лиц.

9. Продающие письма и письма-просьбы (например, в благотворительные фонды) отправляйте отдельно каждому адресату. Также следует иметь в виду: часть текста, в которой содержится описание просьбы и ситуации, для разных адресатов можно оставлять без изменений, а вот первый абзац с обоснованием, почему вы обращаетесь к адресату, стоит потрудиться написать для каждой организации или инвестора индивидуально. Рассылку тоже лучше делать вручную, а еще лучше дублировать бумажное и электронное письмо.

Tags

Женщина и карьера Карьера Работа и карьера

Comment Form