"В тендере может участвовать любой желающий, если он соответствует всем квалификационным требованиям", – поясняет специалист по связям с общественностью Бюро по надзору за закупками (IUB) Эдуард Бекерис. Бывают исключительные случаи, когда участвовать могут только определенные компании (авторское право, технические причины, указанные в законе исключения), но в открытых конкурсах на закупку может участвовать любой, кто соответствует выдвинутым требованиям и гарантирует выполнение контракта.

Правда, участие в публичных конкурсах на закупку для компаний, которые ранее этим не занимались или участвовали редко, может стать вызовом, поскольку нужно соблюдать многие требования, объясняет присяжный адвокат ZAB Sorainen Райво Раудзепс. Во-первых, требования различаются в зависимости от применяемой процедуры закупки. Поэтому коммерсантам нужно сначала ознакомиться с процедурой закупки. Во-вторых, при государственных закупках многие требования устанавливаются заказчиком. По этой причине в разных закупках требования отличаются. Раудзепс рекомендует предпринимателям воспринимать каждую закупку как отдельный проект с индивидуальными правилами, а не бездумно полагаться на то, что все закупки унифицированы. Иначе участие успехом не увенчается.

В Латвии существует три различных закона о закупках. В рамках каждого закона возможны различные процедуры закупок. При этом каждый закон и каждая процедура закупок имеют свои особенности. "Наиболее важная для коммерсантов – могут ли требования или результаты, включенные в закупочную документацию, быть оспорены в Бюро по надзору за закупками. Это важно для защиты интересов предприятия. Поскольку в некоторых случаях законодательство допускает обращение в IUB с претенезией, вплоть до остановки процедуры закупки до решения IUB. Однако если единственная возможность защитить свои права – обращение в Административный суд, то судебный иск, наоборот, не остановит процедуру закупки. Поэтому для начала важно обратить внимание как на действующее законодательство, так и на применяемую процедуру закупок", – советует Раудзепс.

В большинстве случаев государственные и муниципальные учреждения, а также общества капитала организуют тендеры в соответствии с Законом о государственных закупках.

"Если конкретный организатор закупки занимается газоснабжением, подачей тепла и электроэнергии, водоснабжением, транспортными или почтовыми услугами, добычей нефти или газа, разведкой месторождений полезных ископаемых, добычей угля или других видов топлива, а также управлением аэропортами или портами, то такая закупка должна организовываться в соответствии с Законом о закупках для поставщиков общественных услуг", – поясняет Раудзепс. Такие закупки организуют, например, государственное AS Augstsprieguma tīkls, Sadales tīkls, Starptautiskā lidosta "Rīga", Latvijas Pasts, Latvijas Gāze, Latvijas Dzelzceļš, Pasažieru vilciens и другие поставщики общественных услуг.

Поставщики общественных услуг вправе проводить закупки в соответствии со своими внутренними процедурами, если договорная сумма на поставку или оказание услуг составляет менее 428 000 евро, а строительных работ – менее 5 350 000 евро. Исключение составляют проекты, финансируемые фондами ЕС и другими иностранными финансовыми ресурсами. Они проводятся в соответствии с "Руководством по закупкам для поставщиков общественных услуг", разработанным IUB. Однако ни в одном из вышеперечисленных случаев у коммерсантов нет права подавать жалобу в IUB.

С другой стороны, если договорная сумма еще выше, чем ранее упомянутые "пороги", закупки должны быть организованы с применением одной из процедур закупок, предусмотренных Законом о закупках для поставщиков общественных услуг. И тогда у коммерсантов будет право обратиться в Бюро по надзору за закупками.

Учреждения обороны или внутренних дел, а также национальной безопасности могут проводить закупки отдельно в соответствии с Законом о закупках для сфер обороны и безопасности. При условии, если они закупают товары, услуги или строительные работы, специфичные для сектора обороны или безопасности.

Предприниматели, которые заинтересованы в латвийских тендерах, могут получить информацию о закупках либо на сайте IUB в разделе Meklēt paziņojumus, либо в профиле каждого заказчика, либо поставщика государственных услуг Elektronisko iepirkumu sistēmа (EIS) в разделе e-konkursi.

Если компания решает самостоятельно искать закупки, то самую полную информацию можно получить на сайте IUB, рассказывает глава компании SIA Mercell Latvia (поставщика частной электронной системы закупок) Айнарс Лиепа. Однако, по его словам, у системы есть и недостатки, потому что на этом сайте можно найти только закупки госсектора, причем только те, которые превышают пороговые значения по указанной в законодательстве договорной цене. Таким образом, будет отсутствовать информация о заказах в коммерческом секторе, небольших закупках в государственном секторе (ниже установленных пороговых значений) и ценовых опросах. Недостающую информацию придется искать из других источников.

По словам Раудзепса, информацию в EIS (Система электронных закупок ) найти труднее, но она более объемна, чем на сайте IUB, поскольку также включает некоторые закупки, которые не публикуются на сайте IUB. Кроме того, заказчики и поставщики государственных услуг должны публиковать соответствующие документы о закупках в этой системе.

"Если компания не хочет искать закупки самостоятельно, то можно использовать различные доступные на рынке услуги по мониторингу тендеров, что позволяет получать текущую информацию о закупках, к тому же отобранную по интересующими сферам", – поясняет Лиепа. Он подчеркивает, что на рынке доступно несколько таких услуг, и какая из них в зависимости от предпочтений будет актуальной для конкретной компании.

В Латвии работает несколько компаний, платно предлагающих обобщенную информацию о тендерах, например, mercell.com, pirkumi.lv, iub.lv и другие.

Перед тем как принять решение об участии в тендере, бизнесмены должны внимательно изучить выдвинутые к конкурсу требования, чтобы понять, понятны ли они, и соответствует ли им коммерсант, напоминает Раудзепс.

Во-первых, внимание нужно обратить на так называемые "основания для исключения". Они содержатся в закупочной документации. Причины, по которым претендент может быть исключен, определены как в Законе о государственных закупках, так и в Законе о закупках для поставщиков общественных услуг. По сути они одинаковы для всех закупок. Однако заказчики (или поставщики общественных услуг) также вправе указать в документации о закупках и другие основания для исключения. Например, невыполнение условий предыдущего договора из-за чего он был расторгнут или серьезный профессиональный проступок,что требует проверки соответствия коммерсанта данному тендеру.

Если предприятие соответствует одному из оснований для исключения, то в большинстве случаев он вправе представить доказательства того, что предыдущие нарушения устранены, проведены технические, организационные и другие меры, которые позволят восстановить доверие в глазах заказчика и участвовать в процедуре закупок. Однако заказчик может и не разрешить такому коммерсанту участвовать в процедуре.То есть, если предприятие соответствует одному из оснований для исключения, следует тщательно взвесить, стоит ли выделять ресурсы на участие в тендере.

Не все основания для исключения возможно устранить. Например, если у коммерсанта есть долг по налогам или более чем на 25% компания принадлежит оффшорным юридическим лицам или объединению лиц. В этом случае коммерсант будет исключен из дальнейшего участия в закупке.

Во-вторых, необходимо тщательно оценить квалификационные требования, т.е. соответствует ли коммерсант требованиям о регистрации в каких-либо регистрах профессиональной деятельности, по экономическому и финансовому положению, техническим и профессиональным способностям, стандартам управления качеством. Если предприятие не соответствует всем требованиям, оно может положиться на своих партнеров, либо объединиться с другими компаниями. То есть участвовать в тендере объединяя возможности или привлекая субподрядчиков с необходимыми квалификациями.

В-третьих, очень важно понимать критерии, по которым будет оцениваться победитель, потому что они указывают на важные аспекты для организации-заказчика или поставщика общественных услуг. Адаптируя предложение к этим критериям, коммерсанты могут способствовать своей победе в закупках.

Часто бизнесмены не обращают должного внимания на условия проекта договора закупки. Этот документ нужно оценивать с большой осторожностью, поскольку после его прочтения можно сделать выводы о рисках, с которыми бизнесмен может столкнуться во время выполнения условий договора.
Например, выполнимы ли сроки для определенных действий, пропорциональны и сбалансированы ли штрафы для обеих сторон, существуют ли эффективные механизмы для пересмотра суммы договора, например, из-за непредвиденных обстоятельств или повышения цен, разумны ли меры для прекращения договора, если он по объективным причинам не может быть выполнен.

Если требования, включенные в закупочную документацию, в том числе проект договора, не ясны, коммерсант вправе запросить у закупающей организации или поставщика общественных услуг их объяснение, в противном случае есть риск подать несоответствующее предложение. На практике, одновременно задавая вопросы, коммерсанты сами часто предлагают уточнить требования, в том числе в условиях проекта договора.

Если вопросы задать своевременно, заказчик (или поставщик общественных услуг) обязаны на них ответить. Но они не обязаны учитывать и высказанные предложения, поясняет Раудзепс. Крайний срок для вопросов отличается в зависимости от процедуры закупки. Например, в процедурах закупок, организованных в соответствии с 9-й статьей Закона о государственных закупках, вопросы задаются не позднее, чем за четыре дня до крайнего срока подачи тендерных предложений. Если конкурс открытый, то вопросы ждут не позднее, чем за шесть дней до крайнего срока подачи тендерных предложений.

По мнению экспертов PwC (PricewaterhouseCoopers – сеть компаний, предлагающих услуги в области консалтинга и аудита), подготовка закупочной документации – это трудоемкий процесс, который требует дополнительных затрат как для компаний, так и для заказчиков. Учитывая вложения в процесс закупок, важно исключить ошибки. Чтобы достичь цели, важно понимать нюансы процесса закупки, а также выявлять потенциальные процедурные трудности и риски.

Коммерсант должен тщательно соблюдать правила, содержащиеся в закупочной документации, как в отношении документов, так и сроков подачи. В противном случае предложение может быть отклонено, напоминает эксперт Sorainen.

Если тендер содержит неясную информацию, заказчик будет обязан ее уточнить.

Как правило, если техническое или финансовое предложение не соответствует требованиям, изложенным в закупочной документации, оно, скорее всего, будет отклонено. Но если в предложении будут неясности о соответствии квалификационным требованиям, вполне вероятно, что заказчик попытается ее уточнить.

AS Sadales tīkls ежегодно закупает товаров и услуг на сумму около 100 миллионов евро, в том числе организует около 50 крупных закупок на плановую сумму более 40 тысяч евро каждая.

Мы ввели систему оценки соответствия материалов, которую используем уже третий год подряд. Так мы обеспечиваем качественное и рациональное использование материалов при обновлении, строительстве и ремонте электрических сетей. Это позволяет любому производителю или поставщику оценивать соответствие своих материалов, что значительно облегчает процесс закупки и позволяет быть уверенным в качестве используемых материалов.

Для того, чтобы строительные работы и связанные с ними услуги выполнялись только квалифицированными специалистами, создана квалификационная система концерна Latvenergo, в которой ведется и обновляется регистр квалифицированных поставщиков. Так мы можем обеспечить качество и соответствующие гарантии. Система создана в соответствии с 55-й статьей Закона о закупках для поставщиков общественных услуг. Мы заключаем контракты на выполнение работ только с участниками, зарегистрированными в этой системе.

Одна из наших основных целей – способствовать честной конкуренции между участниками тендеров в сфере закупок, поскольку это единственный способ предоставлять услуги в интересах общества. Задача – организовать закупки таким образом, чтобы мотивировать к участию как можно больше квалифицированных претендентов.

Чтобы претенденты конкурсов на закупку могли участвовать в наших ценовых опросах, мы приглашаем их зарегистрироваться в электронной системе закупок Latvenergo Group, которая является платформой для подачи предложений. Зарегистрироваться в системе может любой поставщик услуг.

Среди наиболее частых ошибок – необдуманные предложения участников тендеров. Поступают предложения, в которых, например, не учитываются риски колебаний рыночных цен на ту или иную группу товаров или услуг, неадекватно оцениваются возможности заказать материалы или выполнить работы в указанные сроки. Подобные ошибки (неспособность выполнить договорные обязательства) могут привести к расторжению соглашения, что приведет к убыткам обеих сторон. Для претендентов – к финансовым. Заказчик рискует тем, что запланированные задачи не будут выполнены и достичь поставленных целей не удастся. Чтобы избежать подобных ситуаций, Sadales tīkls использует установленное нормативными актами право заключать резервные договоры. Договор заключается с подателем следующего наиболее экономически выгодного предложения (предложение по следующей самой низкой цене). Резервный претендент получает заказ, если победитель не выполняет договорные обязательства.

Каждая государственная закупка – это индивидуальный проект, в котором участвуют две стороны – заказчик и претендент. В сфере страхования большую долю рынка по наиболее популярным видам образует сектор публичных закупок. В процессе закупки каждая из вовлеченных сторон стремится к достижению определенных целей. Например, в сфере страхования заказчик хочет получить полис максимально высокого качества или по более низкой цене, а претендент хочет заключить новую сделку, которая соответствует определенному расчету риска. Формулировки "государственные закупки", пугаться не стоит – по сути, это законодательно регулируемый проект на национальном или муниципальном уровне с равными условиями для всех. Положение о закупке – это руководящие принципы и инструкции, которые позволяют потенциальному участнику тендера стать потенциальным партнером.

В подготовке тендера по государственным закупкам обычно участвует группа из нескольких человек, каждый из которых знает конкретные функции и берет на себя соответствующие обязанности, такие как надзор за административными вопросами, соблюдение сроков, подготовка содержания предложения, расчет цен, проверка соответствия предложений требованиям и др. Очень важно осознавать, что команда работает над общей целью, поэтому взаимное сотрудничество и общение играют важную роль.

Любые государственные закупки требуют привлечения нескольких ресурсов и большого объема работы, но самый большой ограничитель в процессе подачи заявок – это время. Получение сообщения об объявлении закупки означает, что к работе может приступить рабочая группа, которая будет обрабатывать закупку. Ответственный сотрудник сначала знакомится с уставом закупки и составляет план дальнейших систематических мероприятий. Важно не откладывать работу, научиться расставлять приоритеты.

Устав о закупках – это инструкция для участника тендера о том, как подготовить предложение, что заказчик хочет видеть в нем, и каковы точные критерии, которые могут обеспечить победу участника в закупке. Самое главное – понять "правила игры" с самого начала, потому что исправить ошибку в предложении уже не удастся. Законодательство (Закон о государственных закупках и Закон о поставщиках государственных услуг) предоставляет возможность участнику тендера выражать обоснованные возражения, прояснять вопросы и запрашивать дополнительную информацию по предмету закупок перед подачей предложения, чтобы все потенциальные претенденты имели одинаковые условия для участия. Нужно использовать возможность связаться с заказчиком, если это необходимо.

Если с правилами все прояснено, то далее следует составление предложения. Ответственный за тендер сотрудник одновременно составляет документацию для отбора, классифицируя наиболее трудоемкие позиции, получение или подготовка которых требует больше времени (например, отзывы клиентов или справки).

Комплектация предложения обязательно окупится в плане времени, если документация будет подготовлена и составлена заранее, независимо от получения самого предложения. Например, документы по отбору, приложения к уставу и общий комплект документации могут быть подготовлены независимо от содержания конкретного предложения, что позволяет сэкономить время и снизить спешку, которая часто возникает при подаче заявки.

Важно знать пунктуацию и лингвистическую сторону латышского языка, потому что каждая запятая или интерпретация в латышском языке может позже сказаться на результатах закупки – так сказать, запятая или точка с запятой могут стоить очень дорого. По опыту могу сказать, что визуально приятное оформление предложения и "почерк" опытного специалиста по тендерам комиссии по оценке закупок запомнятся и, возможно, помогут обеспечить положительный результат.