Хорошая коммуникация — ключ к успеху
Хорошая коммуникация является важным инструментом производительности и плодотворных трудовых отношений на всех уровнях компании — тем более теперь, когда модель удаленной работы стала нормой. Сотрудники, которые думают и работают над манерой общения, не только вызывают более позитивные эмоции при совместной работе, но и экономят время — свое и других людей, которого, как известно, всегда недостаточно.
Общение может быть формальным, неформальным, внутренним и внешним, но независимо от его типа важно, чтобы оно было эффективным. Важно, чтобы правильная информация поступала нужному получателю по нужному каналу, а не выбрасывалась куда-то в космос и самостоятельно прокладывала путь к адресату (или еще "лучше" — чтобы получателю пришлось искать информацию между строк).
Признаки хорошей коммуникации:
- Привносит ясность. Будь то 10 слов в Slack, электронное письмо или личная встреча, сообщение должно быть конкретным: цель, сроки, даты, участники, их задачи и обязанности, последовательность действий и т. д.
- Решает конфликты, а не создает новые. Давайте немного забудем о нашем эго и подумаем о том, что мы все делаем одно дело. Давайте сделаем шажок навстречу друг другу, чтобы рационально и конструктивно решать проблемы, а не усугублять.
- Обеспечивает двусторонний процесс. Коммуникация является результатом взаимодействия как минимум двух человек, поэтому для поддержания хороших отношений в конце разговора (или цепочки писем) приветствуются дополнительные вопросы или же подтверждение того, что все понятно и задача будет выполнена в срок.
- Множит позитив. Может быть, это звучит как клише, но признаки хорошего общения также включают положительные эмоции и обмен мнениями (конечно, в умеренных количествах, чтобы каждый разговор не превращался в презентацию вашей единственной и важной точки зрения). Можно шутить, делать комплименты, беззлобно подтрунивать — так, чтобы разговоры были непринужденными и приятными.
В рабочем общении дискуссии не только неизбежны, но и необходимы, однако полезно помнить – знайте, чего вы хотите, но доверяйте профессионалам! Длинные и долгие обмены электронными письмами о порядке слов в тексте, размещении фотографий в дизайнерском решении или оформлении данных в Exel не будут эффективными, если они основаны на аргументах «мне нравится/мне не нравится/хочется другого ощущения». Прислушивайтесь к аргументам, будьте открыты и помните – вы не зря доверили выполнение работы специалисту. Ведь у стоматолога мы не сомневаемся в том, правильно ли врач держит бор – мы выбрали профессионала и доверяем ему. Это относится к любой ситуации, когда мы передаем выполнение работы специалисту в этой области. Поэтому не пожалейте времени на подготовку рабочих заданий или ответов на электронные письма, научитесь формулировать свои предпочтения и будьте открыты к тому, что вещи можно делать по-разному.
Плюсы хорошей коммуникации:
- Способствует вовлечению сотрудников, чувству принадлежности и лояльности;
- Повышает командный дух, что также способствует командной работе;
- Уменьшает конфликты;
- Создает здоровую рабочую культуру и — как следствие — повышает продуктивность;
- Способствует обмену идеями и мнениями.
Конечно, коллегам не нужно становиться лучшими друзьями, однако элементарное уважение является важным условием того, чтобы нахождение на работе было приятным. Не стоит убегать от проблем и конфликтов — их нужно обсуждать и решать, чтобы не возникало лишнего напряжения, которое может сильно подорвать взаимоотношения коллег и качество работы.
Очень часто недоразумения или напряженные отношения возникают, когда люди забывают, что они не единственные на этой планете, что у других также есть свой собственный список дел, определенная нагрузка и приоритеты. Вполне вероятно, что на самом деле ни у кого нет времени пробираться сквозь цепочки пересланных писем, чтобы узнать, чего от вас хотят прямо сейчас и на ровном месте. Неопределенность, многословность или, наоборот, информационный вакуум. Иди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что, угадай что-нибудь по кофейной гуще. И потом в конце комментарий: «А я это себе представлял совсем иначе!» Пожалуйста, давайте не будем представлять, а правильно сформулируем, что и как! Мне кажется, что нет ничего проще, чем общаться в соответствии с вечной истиной – относитесь к другим так, как вы хотите, чтобы относились к вам.
Советы для улучшения коммуникации
В нужном месте в нужное время. Каналов и типов коммуникации очень много, однако у каждого из них своя специфика, которую следует учитывать, чтобы коммуникация была эффективной. Например, электронное письмо — не самый лучший способ, чтобы просить о прибавке к зарплате или обсуждать какие-то наболевшие вопросы. Skype или Slack абсолютно не подходят для постановки рабочих задач с помощью длинных текстов. Устраивать собрание для того, чтобы согласовать график отпусков — тоже плохая идея.
Развивайте навыки сотрудничества. Это краеугольный камень эффективной командной работы — ее можно выстроить, если в коллективе налажена открытая и честная коммуникация. Это не означает, что все всегда должны быть супер-позитивными единомышленниками — координация различий в убеждениях тоже является частью продуктивного сотрудничества. Это означает, что нужно сделать шаг навстречу другому человеку, чтобы вся команда могла достичь желаемого результата и прийти к поставленной цели.
Разговаривайте очно. Самый эффективный способ избежать недоразумений, это очная беседа. Если работа происходит виртуально, то видео-формат — тоже хорошее решение. Очная коммуникация особенно важна в случае нелегкого разговора, когда важно иметь возможность считывать и передавать тон голоса, выражение лица и язык тела, чтобы снизить вероятность разночтений и недоразумений.
Следите за языком тела и тоном голоса. Коммуникация — это не только то, что вы говорите, но и как вы это говорите. Не скрещивайте руки на груди, не бросайтесь на другого человека сразу и не трогайте. Язык тела нас выдает: если мы о чем-то тревожимся или на что-то злимся, то окружающие это чувствуют и могут спроецировать это на себя, что негативно повлияет на эффективность вашей коммуникации. Подумайте над языком своего тела — позах, осанке, движениях, выражении лица, чтобы они не передавали нежелательных сообщений.
Слушайте. Есть два способа слушать: чтобы ответить и чтобы понять. Когда вы слушаете, чтобы ответить, то концентрируетесь на себе и своем ответе, а не на словах другого человека. Таким образом вы не только рискуете пропустить что-то важное, но и испортить отношения. Кому понравится, если его не слушают и приходится несколько раз повторять одно и то же? Нужно тренировать самообладание, выслушивать другого человека до конца, и только тогда начинать говорить о своем.
Оперируйте фактами, а не эмоциями. Да, все мы люди и без эмоций обойтись не можем (это было бы так скучно!), но рабочий коллектив — не то место, где можно вываливать все, что накопилось. Не интерпретируйте, не манипулируйте, не преувеличивайте, не сочиняйте, не вживайтесь в историю, которую вы создали в своем мозгу на основе сиюминутных эмоций или субъективного отношения к человеку. Если вы допустили ошибку, и вам на это указали, примите этот факт, а не хлопайте дверьми и не ворчите про себя неделями, думая, что все вас ненавидят по какой-то мистической причине.
Говорите с нужным человеком. Чтобы добиться чего-то конкретного, нужно жать на правильные кнопки. Что-то не нравится в планировании рабочей нагрузки? Поговорите об этом со своим прямым руководителем, а не жалуйтесь коллеге из соседнего отдела, стоя у кофейного автомата. Не просите коллегу-интроверта провести конференцию или поиграть в немое шоу на корпоративе у всех на глазах. И наоборот. У каждой вещи (в смысле человека) свое место.
Подробнее об эффективном общении на работе и другие советы по продуктивности можно найти в серии статей от Delfi Brand Studio "Миссия: дедлайн".