Электронное подписание: как использовать э-подпись в отделе закупок?

Для совершения закупок необходим большой объем документов, которые нужно подписать, прочитать, подать, проверить и утвердить. Каждый этап процесса совершения закупок зависит от документации и ее утверждения, на что может потребоваться много времени и ресурсов. Однако в наши дни в такой ситуации есть очень простое решение – электронная подпись, или э-подпись.

Использование э-подписи означает, что работникам отдела закупок больше не нужно будет тратить время на поиски коллег, чьи подписи нужны на документах. Кроме того, подписывая документы электронным способом, их можно отправлять, отслеживать, получать и иметь к ним доступ из любой точки мира. Пользуясь электронной подписью, можно будет совершать закупки намного быстрее.

Использование электронной подписи и скорость документооборота означает и большую степень доверия со стороны коллег, клиентов и партнеров. Подписывая документы электронным способом, можно более своевременно получать подтверждения сделанных заказов от сторон-участниц. Это позволит соответствующим образом утверждать все документы закупки, а также вести подсчет подписей и хранить их.

Электронное подписание – это решение для любого этапа процесса совершения закупок. Э-подпись, как и э-печать, можно использовать для оформления договоров о конфиденциальности, договоров закупок, предложений, запросов, заказов, их утверждений и других документов.

Используя электронную подпись, компания экономит не только время, но и бумагу. Таким образом, оцифровка процесса закупок позволяет компании сэкономить, а также повысить эффективность работы. Сэкономив время, которое раньше тратилось на подписание всеми сторонами-участницами документов вручную, работники смогут уделить его выполнению других своих обязанностей.

Одной из возможностей, которая уже улучшила работу многих – и больших, и малых – компаний, является Dokobit. Чтобы его использовать, нужно сделать лишь несколько простых шагов. Сначала необходимо зарегистрироваться и загрузить документ, который нужно подписать. Затем нужно добавить лиц, чьи э-подписи также необходимы на соответствующем документе, и указанные лица сразу же будут об этом проинформированы. Кроме того, можно установить срок, до которого необходимо получить э-подпись. По мере его приближения Dokobit отправит напоминание о том, что нужна подпись.

После этого, выполнив несколько простых действий, можно утвердить документ или подписать его выбранной э-подписью. Позже можно будет следить за статусом документа, просматривая действия, выполненные сторонами-участницами. Dokobit также будет хранить документ так долго, как это необходимо. Для удобства документы можно упорядочить по категориям.

Сам убедись в том, насколько просто э-подписание и такое управление документами. Попробуй Dokobit!