Представители компаний чаще всего задают Dokobit один вопрос: в каких внутренних процессах компании мы могли бы пользоваться электронным способом подписания документов? Ответ: начиная с продаж и бухгалтерии и заканчивая обслуживанием клиентов и всеми юридическими документами.
Например, в процессе продаж иногда именно медленное подписание документов тормозит начало сотрудничества, что напрямую влияет на прибыль компании. Перестав запрашивать у разных сотрудников компании документы, подписанные от руки, продавцы могут больше сконцентрироваться на процессе торговли, привлечении новых клиентов и достижении результатов. В процессе продаж можно подписывать электронным способом:
● предложения и заявки на участие в конкурсах;
● договоры с клиентами;
● заказы на доставку;
● документацию торговых сделок и счета.
В процессе закупок дни, а иногда даже часы тоже могут стать решающими в борьбе как за лучшую цену, так и за доступность товаров. Просроченная доставка может означать невыполнение обязательств перед партнерами, что в результате может привести к болезненным финансовым последствиям. Подписание документов электронным способом позволяет утвердить документы быстро и просто. Это пригодится при подписании:
● соглашений с поставщиками и работниками;
● внутренних соглашений с другими отделами, поставщиками и третьими сторонами;
● запросов предложения или счета;
● договоров купли;
● заказов и подтверждений заказов.
С распечатанными документами в компании ежедневно работает и отдел управления персоналом. В условиях дистанционной работы особенно важно иметь возможность и принимать на работу новых сотрудников, и выполнять различные юридические обязательства перед действующими работниками. Больше не нужно встречаться, чтобы подписать такие документы. Это безопаснее и позволяет сэкономить время. Отдел управления персоналом может использовать подписание электронным способом, чтобы утвердить:
● документы о приеме на работу и увольнении;
● обязательные для новых работников документы, например, правила внутреннего распорядка, кодексы этики и т. п.;
● документы, подтверждающие переход сотрудников на другое рабочее место, а также, например, рекомендательные письма.
Юридический отдел компании должен быть способен составлять все больше документов в кратчайшие сроки. Разумеется, их все нужно подписать. Оцифровав оборот юридических документов, можно существенно сэкономить время многих работников компании. Уменьшаются расходы на бумагу, сокращается время, затрачиваемое на распечатку и пересылку документов. Электронным способом можно подписать:
● различные договоры;
● документы доставки;
● документы внутреннего оборота – договоры работников, соглашения членов правления, зафиксированные записи о встрече.
Клиенты в наши дни не любят ждать. Они хотят, чтобы все вопросы решались как можно быстрее. И в этом случае решением является подписание документов электронным способом, которое не замедляет поток сделок и других процессов в компании, а также улучшает впечатления клиента. В отношениях с клиентами электронный способ подписания документов можно использовать:
● при заключении договоров;
● при заключении соглашения об условиях сотрудничества;
● при получении и выдаче счетов;
● при оформлении возврата товаров.
Если эти отделы уже подписывают документы электронным способом, то данную процедуру так же легко можно интегрировать и в процессы, происходящие между разными департаментами. В подписании различных документов обычно участвуют несколько отделов, поэтому, несмотря на необходимое количество подписей, этот процесс больше не будет болезненным и долгим. Это оценят и клиенты, и работники. Кроме того, компании не нужны никакие существенные изменения – все процессы можно организовать на портале Dokobit. Сделай свой выбор и попробуй!
Попробуйте Dokobit бесплатно!