Удаленная работа: какие документы компании могут подписывать электронно
Foto: Publicitātes foto

Covid-19 бросил серьезный вызов компаниям, которые сейчас переживают испытания не только в отношениях с клиентами, но и внутри компании. Однако многое можно решить, если внутренний оборот документов компании осуществляется также электронным способом.

close-ad
Продолжение статьи находится под рекламой
Реклама

Представители компаний чаще всего задают Dokobit один вопрос: в каких внутренних процессах компании мы могли бы пользоваться электронным способом подписания документов? Ответ: начиная с продаж и бухгалтерии и заканчивая обслуживанием клиентов и всеми юридическими документами.

Например, в процессе продаж иногда именно медленное подписание документов тормозит начало сотрудничества, что напрямую влияет на прибыль компании. Перестав запрашивать у разных сотрудников компании документы, подписанные от руки, продавцы могут больше сконцентрироваться на процессе торговли, привлечении новых клиентов и достижении результатов. В процессе продаж можно подписывать электронным способом:

● предложения и заявки на участие в конкурсах;

● договоры с клиентами;

● заказы на доставку;

● документацию торговых сделок и счета.

В процессе закупок дни, а иногда даже часы тоже могут стать решающими в борьбе как за лучшую цену, так и за доступность товаров. Просроченная доставка может означать невыполнение обязательств перед партнерами, что в результате может привести к болезненным финансовым последствиям. Подписание документов электронным способом позволяет утвердить документы быстро и просто. Это пригодится при подписании:

● соглашений с поставщиками и работниками;

● внутренних соглашений с другими отделами, поставщиками и третьими сторонами;

● запросов предложения или счета;

● договоров купли;

● заказов и подтверждений заказов.

С распечатанными документами в компании ежедневно работает и отдел управления персоналом. В условиях дистанционной работы особенно важно иметь возможность и принимать на работу новых сотрудников, и выполнять различные юридические обязательства перед действующими работниками. Больше не нужно встречаться, чтобы подписать такие документы. Это безопаснее и позволяет сэкономить время. Отдел управления персоналом может использовать подписание электронным способом, чтобы утвердить:

● документы о приеме на работу и увольнении;

● обязательные для новых работников документы, например, правила внутреннего распорядка, кодексы этики и т. п.;

● документы, подтверждающие переход сотрудников на другое рабочее место, а также, например, рекомендательные письма.

Юридический отдел компании должен быть способен составлять все больше документов в кратчайшие сроки. Разумеется, их все нужно подписать. Оцифровав оборот юридических документов, можно существенно сэкономить время многих работников компании. Уменьшаются расходы на бумагу, сокращается время, затрачиваемое на распечатку и пересылку документов. Электронным способом можно подписать:

● различные договоры;

● документы доставки;

● документы внутреннего оборота – договоры работников, соглашения членов правления, зафиксированные записи о встрече.

Клиенты в наши дни не любят ждать. Они хотят, чтобы все вопросы решались как можно быстрее. И в этом случае решением является подписание документов электронным способом, которое не замедляет поток сделок и других процессов в компании, а также улучшает впечатления клиента. В отношениях с клиентами электронный способ подписания документов можно использовать:

● при заключении договоров;

● при заключении соглашения об условиях сотрудничества;

● при получении и выдаче счетов;

● при оформлении возврата товаров.

Если эти отделы уже подписывают документы электронным способом, то данную процедуру так же легко можно интегрировать и в процессы, происходящие между разными департаментами. В подписании различных документов обычно участвуют несколько отделов, поэтому, несмотря на необходимое количество подписей, этот процесс больше не будет болезненным и долгим. Это оценят и клиенты, и работники. Кроме того, компании не нужны никакие существенные изменения – все процессы можно организовать на портале Dokobit. Сделай свой выбор и попробуй!

Попробуйте Dokobit бесплатно!

Теперь у нас есть Телеграм-канал Rus.Delfi.lv с самыми свежими новостями Латвии. Подписывайтесь и будьте всегда в курсе!
Опубликованные материалы и любая их часть охраняются авторским правом в соответствии с Законом об авторском праве, и их использование без согласия издателя запрещено. Более подробная информация здесь.

Comment Form