Foto: DELFI
Электронная почта стала неотъемлемой частью нашей жизни. Более того: многие из нас буквально тонут в нужных и ненужных посланиях. Портал DELFI собрал 10 нехитрых правил приличия при работе с электронной почтой, которые способны существенно ускорить работу с вашей корреспонденцией. И облегчить жизнь друзьям, коллегам и партнерам. Вот бы все их соблюдали...



Это первое и главное правило, которое стоит соблюдать при работе с электронной почтой — отправляя кому-то послание, именно вы несете ответственность за то, как долго человек будет его читать. Поэтому не сочтите за труд сделать так, чтобы получатель потратил как можно меньше времени на его обработку. Из этого правила следуют большинство последующих.

Давайте учтем, что большинство из нас завалено огромным количеством почты, поэтому небыстрый ответ — это не знак неуважения или лени, а реалии сегодняшнего мира. И если письмо кажется очень коротким и сухим, то это только потому, что нам нужно ответить слишком многим.

В теме письма указывайте тему, а, может быть, даже отметьте, чего вы ждете от собеседника или как сами оценивайте письмо. Пометки "[Не срочно]", "[Жду ответа немедленно]" или "[Необходима встреча]" сориентируют получателя. В самом письме используйте короткие, конкретные и недвусмысленные фразы и предложения — игра слов не для электронной почты. Если послание длиннее пяти предложений, убедитесь, что в первой строчке выражена суть. Избегайте вычурного форматирования и, особенно, использования разных шрифтов разных цветов.

Вы хотите слишком многого от получателя, если после четырех абзацев убористого текста пишите "Соображения?". Даже невинный, казалось бы, вопрос "Как я могу помочь?" — и то не очень подходит для электронной почты. Будьте конкретнее, предлагайте варианты и задавайте вопросы, требующие односложных ответов. Например: "Что мне лучше сделать: а) позвонить, б) придти или в) не вмешиваться?".

Копии ответов нескольким получателям (в английском варианте, сокращенно — "cc") похожи на амеб: размножаются делением и делают это очень быстро. Не нужно плодить сущности — отвечая на письмо, не используйте автоматически "Ответить всем", сначала подумайте, должны ли его получить все участники переписки. Может быть, хватит одного или двух получателей?

Включать в ответ оригинальное послание — это правильно. Контекст еще никому не помешал, особенно, если переписка ведется неспешно. Вот только в редких случаях требуется цитирование глубже трех ответов. Так что перед отправкой ответа обязательно удалите цитаты, ставшие ненужными.

Иногда без приложенных файлов не обойтись. Но использование графического логотипа в подписи или, хуже того, включение всего ответа в файл — это практически акт вандализма в отношении получателя послания. Сколько времени тратится на попытки просмотреть эти файлы!

EOM NNTREOM NNTR — это английские аббревиатуры, которые все чаще можно встретить в посланиях англоговорящих пользователей электронной почты. EOM (End of Message, "Конец сообщения") используется в теме письма, если послание очень короткое и оно целиком поместилось в тему. Например: "Груз успешно прибыл, EOM". NNTR значит "No need to respond" ("Не требует ответа") и может быть включено как в тему письма, так и в сам текст. Например, тема "Груз успешно прибыл, EOM NNTR" будет означать, что все сообщение поместилось в тему, письмо не надо открывать и оно не требует ответа. Насколько нам известно, русских аналогов пока нет (поправьте в комментариях, если мы ошибаемся!). Это, однако, не мешает вам добавлять короткое "Не требует ответа" в конец писем, если они на самом деле не требуют ответа.

Это правило вытекает из предыдущего пункта. И в самом деле, не каждое письмо требует ответа. Если вам написали "Груз успешно прибыл", не обязательно тут же писать в ответ "Здорово!". Правила вежливости, вбитые нам в голову с детства, требуют выражать благодарность, но электронная почта — не личное общение. Занятой собеседник, обрабатывающий сотни писем в день, скорее будет раздражен вашим бесполезным "Спасибо!", чем поражен проявлением вежливости. Ведь это только что стоило ему 15-20 секунд его жизни.

Парадокс — чем реже люди проверяют электронную почту, тем меньше ее циркулирует и тем меньше времени тратят на нее. Совсем необязательно проверять свой "ящик" по вечерам и выходным (если только это не входит в ваши рабочие обязанности) и уж, тем более, отвечать на послания. Помните, что ваше сообщение может спровоцировать ответ, после чего понадобится ответить на ответ и т.д. и т.п. — и это при том, что все можно было устроить в рабочее время, а то и вовсе решить в офисе при личной встрече за пять минут.

Seko "Delfi" arī Instagram vai YouTube profilā – pievienojies, lai uzzinātu svarīgāko un interesantāko pirmais!

Publikācijas saturs vai tās jebkāda apjoma daļa ir aizsargāts autortiesību objekts Autortiesību likuma izpratnē, un tā izmantošana bez izdevēja atļaujas ir aizliegta. Vairāk lasi šeit