Как не утонуть в море обязанностей:
советы и инструменты для повышения эффективности
Foto: Shutterstock
Ради успешной карьеры многие готовы жертвовать свободным временем и отдыхом, однако безостановочная гонка за успехом в долгосрочной перспективе разрушает не только физическое, но и ментальное здоровье. Выгорание стало одной из наиболее распространенных болезней 21 века, важную роль в лечении которой играют не только специалисты, но и сам человек – планирование своего времени и расстановка приоритетов важны для равновесия между работой и отдыхом и для сохранности здоровья.

В поиске баланса между работой и отдыхом можно узнать много нового и почерпнуть что-то из практического опыта других людей, а также опыта применения технологических решений, которые облегчают повседневную жизнь и помогают ее оптимизировать.

Когда 24 часов недостаточно
Кристине Тьярве – специалист по общественным отношениям, лектор и эксперт по коммуникациям. Ее будни насыщены разными рабочими обязанностями, и, по ее собственным словам, она работает семь дней в неделю, объединяя работу по найму с волонтерством в разных негосударственных организациях. Она живет по принципу «люби, что делаешь, делай, что любишь». Кристине признается – нельзя объять необъятное, поэтому очень важно расставлять приоритеты и делать так, чтобы они соответствовали и профессиональным, и личным целям.

«В этом быстром мире суток всегда будет мало, чтобы успеть все, что хочется. Для меня самый удобный вариант, чтобы распланировать время и не потерять фокус, это сесть в воскресенье вечером и запланировать следующую рабочую неделю, записав все большие задачи, которые нужно сделать. Стараюсь структурировать задачи по дням недели. Каждый вечер перед сном планирую следующий день – главные четыре задачи на день, а также пять-шесть небольших задач», – так описывает Кристине свой подход к планированию.
Фото из личного архива
Как не потерять фокус
Планирование времени и организация задач– это, конечно, основа основ. Однако есть и другие полезные способы, с помощью которых можно не терять фокус и оптимизировать свои будни.
Выключить звук в телефоне. Это позволит сконцентрироваться на работе и не сбиваться с мыслей.
Проверять электронную почту только в определенное время и не быть на связи 24/7.
Не бояться использовать технологические решения и разные приложения, которые могут облегчить жизнь.
Уделять определенное время каждой задаче.
Если есть желание оградить себя от коллег, можно надеть наушники.
В список задач на день включать не только обязанности, связанные с профессиональной сферой, но и бытовые вопросы.
Удалить из телефона приложения, которые крадут время и не приносят пользы.
Перед сном и сразу после пробуждения не сидеть в телефоне.
Избегать мультизадачности.
Создавать вокруг себя упорядоченную среду, все класть по местам, а не бросать как попало.
Не жалеть средств на качественные вещи, которые облегчают жизнь и в том числе уборку дома.
Как отделить работу от отдыха
Важно сделать так, чтобы собственное хорошее самочувствие было в приоритете. Например, ни в коем случае нельзя откладывать визит к врачу только потому, что нужно много работать. Нужно научиться не позволять работе «съедать» личную жизнь. Время, которое посвящено семье, друзьям, посещению культурных мероприятий, концертов и кино, развлечениям и чтению – все это необходимо, чтобы находиться в балансе, ведь мы не роботы, а живые люди. Свободное время и отпуск предназначены для отдыха, и следует строго этого правила придерживаться.
Нужно научиться говорить «нет».
В свободное время и в отпуске надо стараться не говорить о работе, не проверять рабочую почту и чаты.
На корпоративных мероприятиях лучше избегать разговоров о работе с коллегами.
Не нужно взваливать на себя все задачи мира. Помогая коллегам, нужно задать себе вопрос – не придется ли мне из-за этого пожертвовать своим свободным временем.
Стоит напомнить себе лишний раз, что незаменимых людей нет – в твое отсутствие земля не перестанет вертеться.
Простые вещи, которые помогут отдохнуть от работы:
  • какое-то время не смотреть в телефон;
  • ненадолго прилечь;
  • прогуляться на свежем воздухе;
  • пойти в кафе и вкусно поесть.
Более ресурсоемкие способы отдохнуть от работы:
  • путешествия;
  • приключения и развлечения в одиночестве или вместе с друзьями и семьей;
  • физические вызовы, например, длинные поездки на велосипеде – хотя бы на 50 км или бег на лыжах. «Поездки хорошо проветривают голову. Если еще приличный ветер дует или дождь бьет по лицу, то ощущения просто фантастические – усталость гарантирована, голова проветрена. Бег на лыжах хорошо отключает мысли от работы, потому что нужно держать равновесие, чтобы не упасть, и есть мотивация пробежать еще пару километров», – делится мыслями Кристине.
Рекомендации, как расслабляться и поддерживать тело в тонусе:
  • раз в несколько месяцев ходить на массаж;
  • раз в год проходить курс лечебного массажа;
  • принимать контрастный душ;
  • когда чувствуется напряжение, полежать на игольчатом коврике.
Я верю, что у каждого, кто руководит своим бизнесом или негосударственной организацией, как я, нет возможности отделить работу от отдыха. Скорее тут нужно найти баланс – сколько времени мы решаем уделить своему личному благополучию и хорошему самочувствию.
Кристине Тьярве, специалист по общественным отношениям, лектор
Активный образ жизни для борьбы с усталостью
В Нидерландах проводилось исследование, которое показало, что миллионеров счастливы не потому, что у них есть деньги, а потому что они качественно и активно проводят свое свободное время. Большая часть богачей отметили, что в свободное время они предпочитают спортивные занятия и физическую нагрузку лежанию на диване, социальным сетям и ТВ-экрану.

Когда тело и ум устали, время от времени полезно ничего не делать – отдыхать, смотреть сериалы и фильмы или делать что-то, что не требует физических усилий. И главное – нельзя себя за это корить! Правда, различные исследования показывают, что качество жизни в целом, а также физическое и ментальное самочувствие улучшают выходные, насыщенные приключениями, новыми впечатлениями и различными мероприятиями.

«Чтобы как-то сбалансировать рабочий день, который длится более 12 часов, я поставила себе условие, что каждый день у меня есть, по крайней мере, один час, который я провожу на свежем воздухе – либо гуляя с собакой, либо катаясь на велосипеде, лыжах и т.д. Независимо от погодных условий я прохожу как минимум 8000 шагов каждый день. Вот уже три года я занимаюсь зимним плаваньем и каждое воскресенье на протяжении всего года я провожу на одном из латвийских водоемов. Раз в неделю я танцую народные танцы и никогда не пропускаю репетиции за исключением ситуаций, когда болею или нахожусь за пределами Латвии. Это случается, может быть, два раза в год. Мне очень нравится так называемая aerial или «воздушная» йога. У меня дома к потолку подвешена специальная ткань, с помощью которой я раз в неделю делаю упражнения в сопровождении тренера. Тренер подключается к платформе Zoom», – так Кристине применяет на практике вышеупомянутую теорию.
Научно доказано, что регулярная физическая активность улучшает качество сна и снижает тревожность. Как начать больше двигаться:
искать способы для уменьшения «сидячего» времени, например, завести традицию гулять перед или после ужина;
уделять время тому, чтобы физическая нагрузка стала ежедневной или еженедельной привычкой;
начинать с тех вещей, места и времени, которые нравятся именно вам, потому что не всем нравится одно и то же;
двигаться вместе с друзьями и близкими, таким образом получая дополнительную мотивацию и поощрение;
начинать с мелочей и понемногу увеличивать нагрузку, чтобы бросать себе вызов.
Технологии, которые могут помочь
Есть хорошие новости! В наши дни есть много разных инструментов и технологических решений, которые не только помогают следить за самочувствием и нагрузкой, но и существенно облегчают ежедневное планирование, управление задачами и их выполнение.
«Умные» часы
«Мой надежный помощник – это часы и приложение Garmin в телефоне. Я каждый день слежу, как спала, каким было качество сна, сколько энергии у меня днем. Вызовы, которые предлагает приложение, помогают заставлять себя больше двигаться, проходить более 8000 тысяч шагов в день, чтобы получить очередной виртуальный жетон», – так Кристине рассказывает о своем любимом технологическом помощнике.
Виртуальный календарь
Календарь Google или любая другая альтернатива помогают наглядно спланировать ежедневные задачи, встречи и собрания.
Подписание документов
На портале и в мобильном приложении Dokobit можно быстро, удобно и безопасно подписывать документы с помощью электронной подписи, экономя ресурсы и время, облегчая себе жизнь и избавляясь от гор лишней бумаги. Не нужно никуда идти, не нужно организовывать встречи – в любой момент и из любой точки мира можно подписать документы и отправить другим, сэкономив ценное время, которое можно посвятить другим задачам или отдыху.
Оправданные расходы
В мобильном приложении Службы госдоходов (VID) «Оправданные расходы» (Attaisnotie izdevumi) в любое время и из любой точки мира можно сохранить документы, подтверждающие оправданные расходы (чеки, квитанции и пр.)
Планирование бюджета
Такие приложения для планирования бюджета, как Spendee и GoodBudget, позволяют удобно следить за своими тратами.
Cписки покупок
Пополнение холодильника могут существенно облегчить приложения, которые позволяют создавать списки покупок, например, OurGroceries. А в приложении Wunderlist можно создавать общие списки покупок – это очень пригодится семьям или для вечеринки с друзьями.
Интернет-магазины
Когда план покупок готов, необязательно идти в магазин. Многие магазины предлагают приобрести продукты онлайн. Свой заказ можно получить в магазине или заказать доставку на дом. Nuko.lv и Barbora.lv – это два очень известных, но далеко не единственные интернет-магазины, где можно заказать продукты.
Рецепты
Что мы будем есть на ужин? Ответ на этот вопрос можно найти в приложении с рецептами Kitchen Stories и в других похожих приложениях.
Здоровье
На сайте Piearsta.lv можно удобно и быстро найти необходимого специалиста и записаться к нему.
Транспорт
С помощью Mobilly можно не только заплатить за парковку, но и купить билет на поезд или междугородний автобус. Чтобы избавиться от пробок в городе и передвигаться дружественным по отношению к среде способом, стоит использовать одну из услуг по прокату самокатов, которую можно быстро и легко оплатить через мобильное приложение – например, Fiqsy, Bolt, Rideatom и др.
Путешествие
TripAdvisor и другие похожие приложения помогут спланировать путешествия.
Музыка и подкасты
Spotify, Deezer и другие приложения для стриминга музыки пригодятся для того, чтобы во время прогулок можно было слушать подкасты или вдохновлять себя в спортзале на новые подвиги с помощью любимого плейлиста.